Basics 7; Subtotales

Una herramienta .de utilidad a la .hora de presentar .resultados es la utilización del comando subtotales. Como casi todo en Excel, no es la única, existen otro tipo de herramientas como por ejemplo las Tablas Dinámicas que permiten al igual que los subtotales presentar los resultados agrupados en función de distintos criterios (sobre Tablas Dinámicas haré una entrada próximamente). Otro modo de hacer algo parecido sería la utilización de la fórmula SUMAR.SI, de la que tratamos en el post Basics 3; SUMAR.SI.

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Como todos hemos comprobado a medida que hemos ido avanzando en el conocimiento de Excel, es muy probable encontrar distintas maneras de hacer una misma cosa. La elección entre ellas se basa en matices de eficiencia en cuanto a la construcción o la ejecución.

A efectos didácticos, supongamos una tabla simple en la que tenemos una serie de productos con información sobre sus ventas, costes y beneficio.

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Para aplicar los subtotales a la tabla, primero debemos ordenar la tabla según el elemento sobre el cual se van a calcular los subtotales, en este caso el producto, para ello seleccionamos la totalidad de la tabla a ordenar.

Aparece una ventana en la que tenemos distintas opciones, el check box mis datos tienen encabezados en este caso se activa ya que la tabla contenía títulos de columna. Lo desmarcaríamos si no hubiese títulos de las columnas y por tanto todas las filas de la tabla debieran entrar en la ordenación. El resto de los desplegables se seleccionan según la necesidad del momento, en principio no debería presentar dificultades.

Seleccionadas las opciones pulsamos sobre aceptar y obtenemos así la tabla ordenada.

En este momento podemos ejecutar el icono Subtotal dentro de la parte Esquema de la cinta de opciones del menú Datos.

En la ventana que aparece, elegimos en los desplegables: Para cada cambio en Producto, utilizar la función Suma, agregando subtotal a las columnas que tienen datos numéricos (por tanto Ventas, Coste y Beneficio). Como se aprecia en la ventana, podemos hacer también otras operaciones en la línea del subtotal, como contar, promedios...

Tras este paso aparece la tabla con los subtotales por producto.

Nótese los cuadros con + y - de la parte de la izquierda. Estos desplegables nos permiten expandir (+) o contraer (-) las filas que contienen los componentes individuales a las que se refiere cada subtotal. Si observamos en la esquina superior izquierda, a la altura de los títulos de columna, vemos unos números dentro de un recuadro 1, 2, y 3. Pulsando sobre ellos expandimos o contraemos todos los subtotales así podremos mostrar sólo el Total General con el 1, los subtotales con el 2 y todos las filas con el 3.