Trucos y Consejos 3; Buscar y Reemplazar

Buscar y Reemplazar contenidos en una hoja de excel:

Existen ocasiones en las que queremos buscar una palabra, sucesión de letras o un número en una hoja de excel. La manera más rápida y práctica de hacerlo es a través del comando Buscar.

Una vez que tenemos identificados los elementos buscados podemos reemplazarlos por otros con el comando Reemplazar, situado en el mismo sitio que el comando Buscar.

En Excel 2007 estos comandos aparecen dentro de la cinta de opciones del menú inicio, bloque modificar:

Para ilustrar esta explicación propongo un ejemplo con intención didáctica, es poco probable encontrarse con una necesidad como la que se muestra, pero como veréis al final del post, este truco tiene muchas utilidades.

Supongamos una hoja en la que tenemos numerosas celdas con una combinación de 2 letras. Queremos identificar una combinación en concreto. Hacerlo manualmente supondría ir buscando a simple vista por la hoja lo que es poco práctico y potencialmente generador de errores, sobre todo si el volumen de datos es muy grande.

Ejecutamos el comando buscar dentro del bloque modificar de la cinta de opciones del menú de inicio.

Aparece una ventana en la que introducimos la combinación de celdas que queremos buscar (en este ejemplo dr). Como se aprecia en las opciones de la parte inferior de dicha ventana, podemos buscar una por una o todas (lo que hacemos en este caso).

Tras ejecutar la opción de buscar todos, nos aparece una lista con las celdas que contienen dicha combinación. Con la primera celda de la lista seleccionada.

En la siguiente imagen podemos ver cómo podemos reemplazar esas combinaciones encontradas en el paso anterior (resaltadas en amarillo y color de fuente rojo), por otra combinación (en este ejemplo RR).

Podéis observar en la siguiente imagen cómo ha cambiado el contenido de las celdas marcadas.

En caso de que la combinación que hubiésemos elegido no estuviera presente en la hoja nos aparecería un mensaje advirtiendo de que no se han encontrado coincidencias.

Si bien la aplicación práctica de este ejemplo concreto es discutible. Existen multitud de ocasiones en las que estos comandos son de inmensa utilidad: Buscar elementos concretos en las pestañas o todo el libro, reemplazar errores o modificar contenidos en tablas de datos, modificar links entre libros (por ejemplo informes mensuales vinculados a otros libros cuyo nombre va cambiando mes a mes, ene/feb/mar...).

Este comando se encuentra también presente en Word, igualmente útil, imagina una carta standard de oferta en la que lo único que hay que cambiar es el nombre del cliente y el código de la oferta...