Seguridad Excel; Proteger hojas y libros

Voy a dedicar unas pocas entradas al tema de la seguridad en Excel. Hay que decir que en principio Excel es aplicación infalible en cuanto a seguidad. Sin embargo, posee unas herramientas incorporadas en la interface y podemos construir otras a nivel de VBA que pueden hacer que consigamos un nivel de tranquilidad bastante aceptable.

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Empezaré con la manera más simple proteger nuestros libros, si bien no de mantenerlos secretos. Para este modo de protección utilizaremos los comandos de la cinta de opciones proteger hoja y proteger libro.

Con el comando proteger hoja impediremos que otros usuarios accidental o intencionadamente cambien el contenido de nuestra hoja. Hay que tener en cuenta que esta opción no proporciona confidencialidad de los datos ya que los usuarios pueden ver la información que contiene el libro. Solamente no pueden hacer modificaciones en el mismo.

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Pulsando el icono proteger hoja en la pestaña que queremos proteger nos aparecerá una ventana en la que podemos seleccionar que elementos de la hoja queremos proteger. Por defecto aparecen las dos primeras que son las que abarcan todo. Además opcionalmente podemos introducir una contraseña. Es aconsejable hacerlo ya que si no, un usuario podría desproteger el libro por casualidad. Bastaría con pulsar el icono Desproteger hoja (el mismo que utilizamos para protegerla pero cambiado de nombre) y pulsar Enter o Aceptar.

Tras pulsar Enter o Aceptar nos pedirá introducir de nuevo la contraseña por los motivos que ya indicamos en la entrada Cifrar Libro. Aquí son aplicables también las sugerencias en cuanto al establecimiento de contraseñas.

Una vez aceptada esta contraseña y grabada la modificación, cualquier intento de modificar la hoja protegida hará que aparezca el siguiente mensaje.

Es importante proteger el libro, no solo sus hojas. Esto es debido a que si no protegemos el libro (al menos su estructura), cualquier usuario podría eliminar la hoja protegida, lo que sería tan perjudicial como si cambiaran los datos.

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Para proteger el libro ejecutaremos el comando Proteger libro. Situado como veíamos al principio en la cinta de opciones de la pestaña Revisar, y el grupo de acciones Cambios.

Al ejecutar el comando nos aparece una ventana en la que nos da la opción de proteger la estructura y las ventanas. Estructura impedirá añadir o eliminar hojas mientras que activando la casilla de ventanas, permanecerán con el mismo tamaño que tenían al bloquearlo. Opcionalmente podremos igual que en el caso anterior introducir una contraseña. Si decidimos introducir una contraseña, cosa que volvemos a aconsejar, también nos solicitará verificarla. Por último, si intentásemos modificar la estructura del libro nos aparecería el siguiente mensaje.