Optimizar es sacar el máximo partido a lo que se tiene.

Hoy en día -prácticamente el 100% de las empresas -trabajan- con el paquete -de Microsoft Office. Un paquete que ofrece multitud de posibilidades de las que en la mayoría de los casos se aprovechan en torno a un 20% de sus posibilidades. En concreto el porcentaje de aprovechamiento del potencial de Excel es de un 10%. Multitud de tareas periódicas y repetitivas que podrían solucionarse con una simple macro se siguen haciendo de forma manual por falta de conocimientos avanzados de esta aplicación.

Pero las posibilidades de Excel no terminan ahí, generalmente para la creación de cualquier pequeña aplicación, por ejemplo de gestión de gastos de viaje, o de vacaciones,... se suele recurrir a consultoras informáticas externas cuando perfectamente se podrían hacer con excel.

No digamos nada de la posibilidad de trabajar con VBA y excel, entonces la combinación de conocimientos en gestión y VBA/Excel hacen que podamos crear aplicaciones para cualquier necesidad; administrativa, contable, logística, de RRHH, Cuadros de Mando,... las posibilidades son infinitas.

Expansion y Empleo Marzo 2009

Voy a poner dos ejemplos reales que he vivido en mi actual empresa, (si bien situaciones parecidas las he visto en todas por las que he pasado).

En mi primer mes de estancia tuve ocasión de descubrir cómo se hacía la conciliación bancaria. Estamos hablando de un grupo de empresarial formado por 5 empresas, Cada una de esas empresas opera al menos con 2 bancos. La persona encargada de realizar dicha tarea imprimía a final de mes todos los extractos bancarios desde la página web del banco (esto supone unos 8 o 10 folios por banco, por los 10 bancos,... dejemoslo en 80 folios). Posteriormente imprimía los movimientos bancarios de nuestro ERP (aquí vienen más condensados por lo que serían unos 10 o 15 folios). Finalmente contrastaba manualmente ambos listados para cada banco. Nunca le pregunté cuanto tiempo tardaba en hacer todo eso (intuyo que entre uno y dos días).

Se quedó anonadada cuando le enseñé a bajarse los listados del banco y de navision a excel, y matchearlos con una simple operación de ordenación, un condicional SI y un COINCIDIR. Tiempo total de ejecucion: aproximadamente 30 minutos. Esta fué una forma improvisada de hacerlo, estuve pensando en hacerle una macro y afinarlo aún más, pero finalmente quedó en mi lista de buenas intenciones. En cualquier caso el ahorro es evidente, en torno a 20 días de trabajo anual de esa persona quedaron en menos de uno!!!.

El segundo ejemplo es similar. Para la elaboración mensual de unos gráficos de ventas por nuestras principales representadas (en torno a 60), se partía de una tabla con las ventas por pedido a la que se le aplicaban 6 filtros (uno detrás de otro) obteniendo finalmente un valor que se copiaba y pegaba en otra tabla que alimentaba los gráficos (esta operación se hacía 3 veces por representada). Luego había que retocar los gráficos para que consideraran el nuevo mes. La duración de esta operación si la pude contrastar, 1 día exclusivo sin interrupciones de una persona de cierto nivel del departamento. Por tanto 12 días al año.

En este caso, la solución no fué tan elemental, pero básicamente utilizando SUMAR.SI, y cambiando la construcción de los gráficos para que no hubiera que retocarlos cada vez que se añadía un mes, este informe paso a realizarse en 20 minutos. De doce días de trabajo pasamos a uno, y en este caso el día de trabajo era bastante más caro.

Estoy seguro de que si me pasara por todos los puestos de la empresa, sólamente con los ahorros producidos por este concepto me ganaría de forma más que sobrada el sueldo de un año. Sin embargo mi función en la empresa no es esa, por lo que hago mi aportación en la medida de mis posibilidades. Desde mi punto de vista, la formación en el empleo de las herramientas de las que ya se dispone, es el área de mejora que más posibilidades ofrece para la reducción de costes administrativos y de gestión en la empresa.