En ocasiones -es posible -que -necesitemos- controlar los datos- que los usuarios- pueden introducir en una tabla o libro. Una herramienta sencilla para que se puedan seleccionar solamente un cierto número de opciones y con un formato concreto es la Validación de Datos.
Imaginemos que tenemos que ir rellenando entre varias personas una lista de nombres propios. De acuerdo con mi experiencia, si dejamos la introducción de esos datos a merced de la creatividad de los usuarios, nos encontraremos en muchas ocasiones con que tendremos múltiples opciones que deberían ser la misma, pero que Excel no las considera como iguales al no haberse introducido de manera consistente. Tendremos nombres propios con mayúsculas, minúsculas, con acentos, sin acentos, con abreviaturas,… así una misma persona puede aparecer como múltiples personas diferentes. Un ejemplo; María José Suarez, MARIA JOSE SUAREZ, Mª José Suarez, Mª JOSÉ SUAREZ,… las posibilidades son cuasi-infinitas.
Forzando la introducción de datos a las opciones autorizadas, nos garantizamos que los datos serán homogéneos lo que nos posibilitará la realización de cálculos y operaciones posteriores.
El procedimiento para conseguirlo es sencillo, imaginemos que queremos hacer una lista de la compra para la frutería. Tenemos un variedad limitada de productos y podremos comprar sólo un cierto número de kgs ya que nuestra báscula sólo tiene una precisión de kilo en kilo con un máximo de 3… (inverosímil,… pero didáctico).
Para ello necesitaremos la tabla en la que introduciremos los datos (pestaña Lista de la Compra), la lista con los productos disponibles (pestaña Lista de Productos C2:C11), y por último la lista con las cantidades posibles (pestaña Lista de Cantidades E2:E4).
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Para forzar a introducir solamente de entre los elementos de la tabla de productos, seleccionamos la columna en la que introduciremos las frutas e iremos a la pestaña Datos, opción Validar Datos.
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En la ventana que aparece elegimos lista y el rango donde están las opciones posibles; en este caso las celdas C2:C11 de la pestaña Lista de Productos. Después de Aceptar, ya sólo podremos elegir entre las opciones válidas.
A partir de este momento, podremos elegir de entre los productos permitidos.
De la misma forma, construiríamos las celdas referentes al peso, seleccionando lista, y el rango E2:E4 de la pestaña Lista de Cantidades.
En este punto, podemos elegir de entre las cantidades permitidas.
Imaginemos que tenemos que ir rellenando entre varias personas una lista de nombres propios. De acuerdo con mi experiencia, si dejamos la introducción de esos datos a merced de la creatividad de los usuarios, nos encontraremos en muchas ocasiones con que tendremos múltiples opciones que deberían ser la misma, pero que Excel no las considera como iguales al no haberse introducido de manera consistente. Tendremos nombres propios con mayúsculas, minúsculas, con acentos, sin acentos, con abreviaturas,… así una misma persona puede aparecer como múltiples personas diferentes. Un ejemplo; María José Suarez, MARIA JOSE SUAREZ, Mª José Suarez, Mª JOSÉ SUAREZ,… las posibilidades son cuasi-infinitas.
Forzando la introducción de datos a las opciones autorizadas, nos garantizamos que los datos serán homogéneos lo que nos posibilitará la realización de cálculos y operaciones posteriores.
El procedimiento para conseguirlo es sencillo, imaginemos que queremos hacer una lista de la compra para la frutería. Tenemos un variedad limitada de productos y podremos comprar sólo un cierto número de kgs ya que nuestra báscula sólo tiene una precisión de kilo en kilo con un máximo de 3… (inverosímil,… pero didáctico).
Para ello necesitaremos la tabla en la que introduciremos los datos (pestaña Lista de la Compra), la lista con los productos disponibles (pestaña Lista de Productos C2:C11), y por último la lista con las cantidades posibles (pestaña Lista de Cantidades E2:E4).
Para forzar a introducir solamente de entre los elementos de la tabla de productos, seleccionamos la columna en la que introduciremos las frutas e iremos a la pestaña Datos, opción Validar Datos.En la ventana que aparece elegimos lista y el rango donde están las opciones posibles; en este caso las celdas C2:C11 de la pestaña Lista de Productos. Después de Aceptar, ya sólo podremos elegir entre las opciones válidas.
A partir de este momento, podremos elegir de entre los productos permitidos.
De la misma forma, construiríamos las celdas referentes al peso, seleccionando lista, y el rango E2:E4 de la pestaña Lista de Cantidades.
En este punto, podemos elegir de entre las cantidades permitidas.
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