La celda se identifica y localiza de manera similar a si estuviéramos jugando a los barquitos (por su orden de fila y columna). Las filas se identifican por números en orden ascendente de arriba abajo. Las columnas se identifican a través de las letras del abecedario, según su orden en el mismo, de izquierda a derecha.
Así, la celda C6 se encuentra en la confluencia de la sexta fila (6), con la tercera columna (C). Cuando la celda se encuentra seleccionada, aparece resaltada con el borde negro. Además, el encabezado de la fila y columna que la determinan, aparecen también resaltados con un color distinto. Existe un área de la interface llamada Cuadro de Nombres, en la que aparece bien la localización de la celda seleccionada o su nombre en el caso de que la hayamos nombrado (en la última imagen podemos ver el Cuadro de Nombres presente encima de la celda A1).
Podemos interactuar con la aplicación a través del ratón y del teclado (bien sea mediante las flechas cursor o combinaciones del teclado).
Para seleccionar una celda podemos desplazar el cursor del ratón hacia ella, y hacer click con el botón izquierdo en ella, también podríamos llegar a ella con las flechas del cursor, el tabulador (movimiento lateral de izquierda a derecha) o la tecla Enter (movimiento horizontal de arriba abajo).
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Haciendo doble click sobre la celda la convertimos en editable, aparece el cursor en ella lo que facilita localizar la posición en la que introduciremos el siguiente carácter. Hacer una celda editable nos permitirá introducir información (números, texto o fórmulas).
Los números serán la materia prima para realizar los cálculos. El texto servirá para identificar la información de modo que cualquier usuario y no sólo su creador pueda interpretarla. Por último, con las fórmulas haremos los cálculos según nuestras necesidades. Podemos hacer cálculos simples (operaciones aritméticas), pero existen numerosas fórmulas más complejas disponibles en Excel. Existe una barra de fórmulas en la parte superior de la cuadrícula en la que se nos muestra la fórmula (formulas (2)), ya que en la celda en la que incluimos la fórmula veremos el resultado numérico (formulas (1)).
La cuadrícula constituye una hoja de cálculo, cada hoja se identifica por la pestaña (situadas en la parte inferior de la ventana, el nombre y algunas propiedades de las pestañas son editables). En un libro puede haber un número variable de hojas, identificadas a su vez por sus pestañas.
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