Seguridad Excel; Ocultar fórmulas

En esta .entrada sigo comentando unos pocos trucos que nos permitirán .ocultar y proteger la información si nos encontramos con la necesidad de que terceras personas no tengan acceso a ciertos datos o a la forma en que están construidas nuestras hojas.

La seguridad de Excel utilizando medidas estándar no se puede decir que sea infalible, si bien es aceptable cuando se plantea para proteger nuestras hojas del 99,9% de los usuarios ofimáticos.

Adicionalmente, existen formas de protección en Excel que requieren de conocimientos a nivel de Visual Basic para Aplicaciones, con ellas se puede impedir duplicar un libro, hacer que sólo sea posible abrir un libro en determinados equipos, insertar fechas a partir de las cuales no sea posible abrir el libro,… Pero para llegar a ellas primero hay que conocer el código VBA. Tengo previsto incluir más entradas sobre VBA en el blog, pero todo requiere un orden, y aún hay mucho de lo que hablar en cuanto a la propia interface de Excel.

En esta entrada mostraremos cómo ocultar una fórmula. De este modo lo que aparecerá en la celda será el resultado pero no la fórmula que lo origina. En la imágen de abajo vemos como al situarnos sobre una celda vemos la fórmula que proporciona el resultado en la barra de fórmulas.

Para ello tenemos que acudir a la pestaña Proteger de la ventana Formato de celda.

En la pestaña Proteger nos encontramos con dos check box, Bloqueada y Oculta. La opción Bloqueada es precisa para impedir que ciertas celdas o toda una hoja sean editables. Hablamos sobre ello en la entrada Seguridad Excel; Proteger hojas y libros. El check box Oculta nos permitirá impedir que aparezca la fórmula que produce el resultado visible en la barra de fórmulas. Para ello debemos activar dicho check box. Tras esto acudimos a la ficha Revisar y ejecutamos el comando Proteger hojas.

Volviendo a colocarnos sobre la celda en la que activamos el check box Oculta, comprobamos que la fórmula ha desaparecido de la barra de fórmulas siendo visible únicamente el resultado.

Si intentamos cambiar la información de dicha celda nos aparecerá un mensaje indicando que no es posible. Esto se debe a que a la vez que el check box Oculta, activamos el Bloqueada. Si quisiéramos que esas celdas fueran editables debemos desactivar ese check box al inicio del procedimiento. En este caso podríamos cambiar el contenido de la celda pero seguiríamos sin ver la fórmula.