La utilización de formatos distintos para distintos tipos de información. Evitar el abuso en los colores estridentes. La selección del mejor tipo de gráfico en función de los datos a presentar,… Son detalles que pueden facilitar la labor del destinatario de la información y no sólo potenciar la percepción que de nosotros tengan como profesional si no también la credibilidad y confianza en nuestros informes.
En estas entradas dedicadas a los aspectos más elementales del trabajo con Excel, dedicaré varias de ellas al aspecto formal de la hoja de trabajo en la que se presenta nuestra información.
Para cambiar la apariencia de nuestro trabajo, tenemos distintas herramientas. En Excel 2007 la mayoría de ellas están accesibles desde la cinta de opciones. Mi sugerencia es experimentar con ellas.
No obstante, para explicar las opciones de formato de una manera ordenada utilizaremos la ventana Formato de Celdas. Por otro lado dicha ventana funciona de forma exactamente igual en Excel 2003 que en Excel 2007 por lo que creo que podrá ser útil así para más gente.
Para llegar a la ventana de formato en Excel 2003, tenemos la opción del botón derecho del ratón sobre la celda o rango al que queremos aplicar el formato. Aparecerá el menú contextual sobre el que seleccionaremos la opción Formato de celdas…
También podemos llegar a dicha ventana a partir del Menú, seleccionando Formato y Celdas…
En cuanto a Excel 2007, accederemos a la ventana de formato celdas a través del Menú Contextual (exactamente igual que con Excel 2003), o también haciendo click en la flecha que indica desplegable en la cinta de opciones. Este desplegable está en los bloques Fuente, Alineación y Número.
Mi sugerencia en cuanto al uso de los formatos es practicar con ellos, su utilización es fácil e intuitiva. Por otro lado, con cuatro recursos de formato se puede mejorar considerablemente la apariencia de nuestro trabajo. En las próximas entradas entraremos en detalle en cuanto a las posibilidades del Formato.
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