Desde 0; 5 Editar un libro en Excel

Ya- hemos- hablado- sobre el -tipo de -datos -que se- pueden- introducir en una celda en la entrada Desde 0; 2 Estructura de la Hoja. Para modificar el contenido de una celda podemos:

1. Hacer click con el botón derecho sobre la celda (seleccionarla) y escribir sobre ella. Con esto se sustituye el contenido en caso de haber algo, o se introduce lo que pongamos si no hay nada. También podemos borrar su contenido pulsando Supr o Delete con la celda seleccionada.

2. Hacer doble click sobre la celda para hacerla editable. Con esto podemos cambiar todo o parte de su contenido.

Si lo que queremos editar es una fórmula, podemos hacerlo con el procedimiento anterior, o bien utilizando la barra de fórmulas. Se presenta encima de la cuadrícula identificada con el símbolo fx. Haciendo click sobre ella con el botón derecho la haremos editable.

Tanto si trabajamos sobre la barra de fórmulas como si hacemos editable una celda con una fórmula, aparecerán resaltadas con distintos colores los componentes de la misma, lo que es muy útil para identificar lo que queremos cambiar.

En cualquier momento podemos insertar filas o columnas en nuestra hoja de cálculo. Para ello, seleccionamos la fila o columna por delante de la que queremos insertar otra fila o columna y presionamos en el icono Insertar situado en la cinta de opciones de la ficha Inicio, grupo Celdas.

En la imágen insertaríamos una columna a la izquierda de la actual columna K. En la siguiente imágen insertaríamos una fila por encima de la que ahora es la segunda fila.

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Otro modo de insertar filas, columnas o celdas es situándonos en una celda y desplegando las opciones del icono Insertar y ejecutar el comando que requieran nuestras necesidades.

Hay que decir que insertar filas no altera las fórmulas. Lo contrario ocurre si utilizamos la opción de eliminar filas o columnas. En ese caso, todas las fórmulas referenciadas a celdas que se eliminan dejarán de funcionar dando un mensaje de error.

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Para eliminar una fila o columna la seleccionamos haciendo click sobre el encabezado que la identifica, y pulsamos el botón derecho sobre la selección de modo que nos aparecerá el menú contextual con las opciones disponibles. En este caso la opción que nos interesa es Eliminar.

Como se ve en el menú contextual otra opción a utilizar es la de Ocultar, en este caso no perderemos la información contenida en las celdas afectadas, simplemente dejaremos de verlas. Por tanto la opción ocultar no afectan a las fórmulas.

Para volver a ver una fila o columna oculta, tendremos que seleccionar las dos filas o columnas adyacentes. Mostrando el menú contextual en este caso ejecutaríamos la opción Mostrar.

Por último, podemos Insertar, Eliminar, Ocultar y Mostrar hojas en nuestro libro.

Para añadir una nueva pulsamos en la pestaña situada a la derecha de las pestañas existentes, automáticamente aparecerá una hoja nueva.

Haciendo click con el botón derecho sobre una pestaña, también aparece un menú contextual con las mismas opciones disponibles. Con las opciones Eliminar, Mostrar y Ocultar haremos con las pestañas lo que su nombre indica.

Desde 0; 4 Abrir, Crear, Guardar y Cerrar

Para empezar a trabajar con un libro de Excel tenemos dos opciones:

1. Abrir un libro existente, para ello iríamos al icono de office presente en la esquina superior izquierda.

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Pulsando sobre el icono abrir, aparecerá una ventana en la que podremos encontrar el documento que queremos recuperar.

Para abrir el documento haremos doble click sobre su nombre en la ventana que aparece tras pulsar en la opción Abrir (representada por la carpeta), o teniéndolo seleccionado presionamos sobre el botón Abrir.

2. Para crear un libro nuevo hacemos click en el mismo botón de office, ejecutaremos el icono representado por una hoja "Nuevo".

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En la ventana siguiente, bien hacemos doble click en el icono Libro en blanco o teniéndolo seleccionado pulsamos sobre el comando Crear.

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Una vez que hemos trabajado con el documento deberemos guardar los cambios para que queden registradas las modificaciones realizadas. En este caso tenemos dos posibilidades:

Comando Guardar, esta opción la solemos utilizar cuando hemos trabajado con un libro ya creado sobre el que hemos continuado trabajando. Si no tenemos el icono guardar situado en la barra de herramientas de acceso rápido, pulsamos el botón de office y ejecutamos el comando Guardar.

Para el caso de que hayamos creado un libro nuevo (en cuyo caso Excel lo habrá nombrado por defecto Libro1,2,3,… dependiendo del número de libros nuevos abiertos en la sesión), o queramos cambiar la denominación existente en el que estamos trabajando (lo que se conoce como guardar una copia), tras pulsar sobre el botón de office ejecutaremos el comando Guardar como:

Como se ve en la imágen, al Guardar como tenemos distintas opciones de las que hablaremos más adelante. Por el momento seleccionaremos Libro de Excel o Libro de Excel 97-2003 en el caso de que lo puedan tener que abrir usuarios con esta versión del Excel.

Tras ejecutar el comando guardar como, nos aparece una ventana en la que tendremos la opción de elegir el sitio donde lo guardamos y su nombre.

Por último veremos los iconos situados en la esquina superior derecha de la aplicación, es de suponer que ya conozcáis estos iconos, por lo que simplemente pasaremos por encima de ellos.

El icono representado por una línea nos servirá para minimizar la ventana de Excel, ejecutándolo ésta, se sitúa una representación de la aplicación en la parte inferior de la pantalla en la barra junto con el resto de aplicaciones abiertas. Volveremos a hacer aparecer la aplicación haciendo click sobre la representación o con el botón derecho sobre ella, eligiendo Restaurar o Maximizar.

El icono representado por dos cuadros nos sirve para cambiar el tamaño de la ventana que contiene la aplicación. Si hemos ejecutado ese comando, aparecerá en su lugar un cuadrado. Ejecutándolo maximizaremos de nuevo el tamaño de la ventana.

Para cerrar la aplicación pulsaremos sobre el aspa.

Podéis observar que hay dos conjuntos de iconos. El inferior es para cerrar un libro sin cerrar la aplicación. El superior es para cerrar Excel.

Por último, si hemos hecho cambios en un libro y pulsamos sobre el aspa para cerrarlo, nos saldrá el siguiente mensaje:

Este mensaje es de gran utilidad para evitar cerrar por descuido el libro sin guardar los cambios.

Desde 0; 3 Navegar por Excel

Como decía en la entrada anterior, podemos desplazarnos por la hoja de Excel e interactuar con ella mediante el ratón y el teclado.

Para ir a celdas relativamente cercanas a la que estamos, puede ser más rápido utilizar las flechas del cursor que el ratón.

Otros movimientos posibles son:
Ctrl Inicio: Nos lleva al principio de la hoja (Celda A1).
Ctrl Fin: Nos lleva a la última fila que tiene datos en nuestra hoja.
Estas dos opciones desplazan la celda activa.

Avpg: Desplaza hacia abajo un pantallazo la superficie visible de la cuadrícula.
Alt + Avpg: Desplaza hacia la derecha un pantallazo la superficie visible de la cuadrícula.
Repág: Desplaza hacia arriba un pantallazo la superficie visible de la cuadrícula.
Alt + Repg: Desplaza hacia la izquierda un pantallazo la superficie visible de la cuadrícula.
Estas dos opciones no desplazan la celda activa, sólo desplazan el área visible de la hoja.

Para cuando queramos desplazarnos a una celda concreta fuera del área visible de la cuadrícula (generalmente bastante alejada), podemos utilizar el comando Ir a. Accedemos a él a través de la sucesión de teclas Ctrl + I.

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La tecla Ctrl se mantiene apretada hasta pulsar la segunda tecla. Estas combinaciones forman lo que denominamos shortcuts o atajos. Podéis encontrar los atajos más habituales en la entrada Tips & Tricks I.

En la imagen siguiente, vemos unos elementos llamados barras de desplazamiento. Permiten desplazar el área visible de la hoja. Hay varias formas de utilizarlas; haciendo click sobre la barra y sin soltar el botón desplazando la barra o haciendo click en la parte anterior o posterior de la barra, lo que nos desplaza un pantallazo el área visible de la cuadrícula.

Generalmente en Excel utilizamos la primera Fila y Columna para Identificar el tipo de datos que hay en ellas, es lo que se conoce como una tabla de datos.

Cuando la tabla de datos es muy grande, puede que nos interese movernos por la cuadrícula sin dejar de ver cuales son los datos con los que estamos trabajando. Para ello utilizaremos la opción de Inmovilizar paneles. La opción inmovilizar paneles se encuentra en la ficha Vista y dentro de la Cinta de opciones, en el grupo de comandos Ventana.

Como se ve en la imagen siguiente tenemos las opciones inmovilizar el panel que contenga las filas que se encuentren por encima de la celda activa, las columnas que se encuentran a la izquierda de la celda activa o las filas y columnas a la vez.

En el siguiente vídeo vemos cómo podemos desplazarnos por la hoja utilizando las barras de desplazamiento sin perder la noción de que contiene cada fila/columna.

Una opción parecida a la de Inmovilizar paneles es la de utilizar los cuadros de división, con ella podemos dividir la parte visible del área de trabajo hasta en cuatro partes para desplazarnos por ella de forma simultánea. Para ello situamos el puntero sobre el cuadro de división que se encuentra encima de la barra de desplazamiento vertical o a la derecha de la horizontal. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastraríamos la barra de división hasta el punto de la hoja de cálculo en el que desea dividir la ventana.

Para quitar la barra de división basta con hacer doble click sobre ella.

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Desde 0; 2 Estructura de la Hoja

En. esta. entrada .daremos .unas .pinceladas .sobre la. interface .de .usuario. de. Excel; Lo primero que vemos al abrir la aplicación es una superficie cuadriculada sobre un fondo blanco (es el área de trabajo), cada unidad de esa cuadrícula se llama celda.

La celda se identifica y localiza de manera similar a si estuviéramos jugando a los barquitos (por su orden de fila y columna). Las filas se identifican por números en orden ascendente de arriba abajo. Las columnas se identifican a través de las letras del abecedario, según su orden en el mismo, de izquierda a derecha.

Así, la celda C6 se encuentra en la confluencia de la sexta fila (6), con la tercera columna (C). Cuando la celda se encuentra seleccionada, aparece resaltada con el borde negro. Además, el encabezado de la fila y columna que la determinan, aparecen también resaltados con un color distinto. Existe un área de la interface llamada Cuadro de Nombres, en la que aparece bien la localización de la celda seleccionada o su nombre en el caso de que la hayamos nombrado (en la última imagen podemos ver el Cuadro de Nombres presente encima de la celda A1).

Podemos interactuar con la aplicación a través del ratón y del teclado (bien sea mediante las flechas cursor o combinaciones del teclado).

Para seleccionar una celda podemos desplazar el cursor del ratón hacia ella, y hacer click con el botón izquierdo en ella, también podríamos llegar a ella con las flechas del cursor, el tabulador (movimiento lateral de izquierda a derecha) o la tecla Enter (movimiento horizontal de arriba abajo).
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Haciendo doble click sobre la celda la convertimos en editable, aparece el cursor en ella lo que facilita localizar la posición en la que introduciremos el siguiente carácter. Hacer una celda editable nos permitirá introducir información (números, texto o fórmulas).

Los números serán la materia prima para realizar los cálculos. El texto servirá para identificar la información de modo que cualquier usuario y no sólo su creador pueda interpretarla. Por último, con las fórmulas haremos los cálculos según nuestras necesidades. Podemos hacer cálculos simples (operaciones aritméticas), pero existen numerosas fórmulas más complejas disponibles en Excel. Existe una barra de fórmulas en la parte superior de la cuadrícula en la que se nos muestra la fórmula (formulas (2)), ya que en la celda en la que incluimos la fórmula veremos el resultado numérico (formulas (1)).

La cuadrícula constituye una hoja de cálculo, cada hoja se identifica por la pestaña (situadas en la parte inferior de la ventana, el nombre y algunas propiedades de las pestañas son editables). En un libro puede haber un número variable de hojas, identificadas a su vez por sus pestañas.

Desde 0; 1 ¿Qué es Excel?

Excel es la .aplicación de Hoja de Cálculo. líder en el mercado, hasta el punto de convertirse en indispensable para cualquier trabajo de oficina. Son múltiples las aplicaciones de Excel en todas las áreas de la empresa; Administración, Producción, Ventas, Marketing, I+D,…

En todos ellas se presentan necesidades de transformación y presentación de información, y es en esto donde un buen conocimiento de Excel marca la diferencia. La solución a cualquier necesidad de un proceso de gestión se puede construir a partir de Excel.

La evolución de Excel con el incremento continuo de sus capacidades, permite aventurar que muchas aplicaciones que ahora mismo se distribuyen por separado, acaben desapareciendo por redundantes ante Excel.

La interfaz de usuario de Excel puede parecer compleja en un principio, pero con la práctica resulta muy intuitiva y fácil de usar. Eso sí, requiere de paciencia y constancia ya que son muchísimos los comandos disponibles. Esto nos da una idea de la amplitud de sus posibilidades.

Una primera aproximación a la interface de usuario de Excel, nos lleva a identificar el área de trabajo (que es donde introduciremos la información), y el área de las fichas con sus respectivas cintas de opciones e iconos de comando agrupados por categorías funcionalmente homogéneas.

Estos comandos realizan una acción al pulsarlos, por ejemplo, el comando “Negrita”, representado con una N resalta con un trazo más grueso el contenido de la celda seleccionada en el momento de ejecutarlo.

Existen en el mercado numerosos manuales sobre Excel, por supuesto son de utilidad. Sin embargo, según mi experiencia es la práctica y el trabajo continuado con Excel lo más efectivo a la hora de aprender. Podemos ir a academias y comprarnos libros, pero si no vemos un ejemplo concreto de la necesidad que tal o cual fórmula o comando puede solucionar, acabaremos olvidando lo que hemos aprendido .

Lo habitual es empezar a utilizarlo en el trabajo. Encontrar nuestras necesidades en cuanto a transformación y presentación de información y pensar: “estaría bien poder hacer esto…”, plantearnos: ¿Cómo podría conseguir que Excel lo hiciera?... entonces, acudir a los manuales, a los foros en internet, a los conocidos con más experiencia,… y sobre todo, al botón más importante de Excel: El botón de ayuda.

Es un proceso largo, pero sin darte cuenta, de la nada, en no demasiado tiempo puedes pasar a ser un experto. Y lo que es mejor, el proceso es muy divertido y satisfactorio.

Hipervínculos sobre Imágenes 2

Como .anunciaba en la entrada. anterior Hipervínculos sobre imágenes 1, veremos ahora un trabajo con hipervínculos que consigue un efecto más interesante a los vistos hasta ahora. Se trata de insertar en una imagen distintos hipervínculos asociados a distintas áreas de la misma.

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En este caso, construiremos sobre la base de un mapa de Europa, hipervínculos a las pestañas referentes a cada país. De este modo, al situar el cursor sobre un país nos aparece la mano señalando con el índice (que es como excel representa el hipervínculo), y al pulsar el botón izquierdo del ratón accederemos a la información de ese país.

En la imagen vemos el mapa que utilizaremos como "índice", directamente copiado y pegado en la cuadrícula de excel.

Vamos a la ficha Insertar y seleccionamos el comando Formas del grupo Ilustraciones. Como vemos en la explicación, con este comando podríamos insertar formas prediseñadas a las que tendríamos la capacidad de cambiar algunas características como tamaño, color,... pero también podemos crear nuestras propias formas.

Para ello utilizamos la opción A mano alzada, esto hace que podamos dibujar una forma libre.

El puntero se transformará en una cruz, que actuará como un lápiz mientras mantengamos presionado el botón izquierdo del ratón.


Como se ve en la imagen anterior, una vez terminada la forma, se convierte en un objeto al que podremos cambiar sus características. Para ello basta con tenerlo activado y pulsar el botón derecho del ratón, apareciendo entonces el menú contextual.

Como podéis suponer el comando que nos interesa ejecutar es Formato de forma... Tras pulsarlo, aparece la siguiente ventana.

Lo primero que hacemos es quitar el relleno de la forma. Para ello, ponemos el 100% de Transparencia en la opción Relleno sólido del conjunto de opciones para Relleno.

Luego, haremos desaparecer el contorno de la forma, para lo que elegimos la opción Sin línea dentro del conjunto de opciones de Color de línea.

De este modo, tendremos una forma invisible a la que le podremos asignar el hipervínculo. Para ello volvemos a acceder al menú contextual pulsando el botón derecho del ratón sobre la forma seleccionada, y elegimos el comando Hipervínculo...

Sin detenernos en explicar el funcionamiento, creamos el hipervínculo a un Lugar de este documento, y la celda A1 de la pestaña de Datos España. Para profundizar sobre la creación de hipervínculos podéis echarle un vistazo a la entrada Hipervínculos.

Repetiremos las operaciones anteriores con todos los países para los que queramos crear hipervínculos. Podéis observar que dejo un pequeño margen entre país y país, esto lo hago para que al pasar de un vínculo a otro, el cursor cambie de forma por la superficie donde no hay hipervínculo. Personalmente pienso que ayuda a ver más claramente cuando hemos pasado de un país a otro.

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Por último, podéis apreciar el resultado final en el vídeo siguiente.

Excel 2007 vs Excel 2003

Estaba .pensando en hacer una entrada sobre el inminente .Excel 2010. Ya hace bastantes meses que se puede conseguir una versión que Microsoft permite descargar para que sean los propios usuarios los que lo testeen. Sin embargo, no se puede decir que haya diferencias radicales con respecto a Excel 2007.

Eso me hizo pensar que no había dedicado ningún comentario al mucho más significativo paso de Excel 2003 a Excel 2007. Es ahí donde se produjo un cambio realmente importante. Por eso, y teniendo en cuenta que con estos tiempos de crisis, muchísimos usuarios no se habrán hecho aún con Excel 2007 y harán el cambio directamente a Excel 2010 desde Excel 2003, he creído conveniente dedicarle una entrada. Posteriormente hablaremos sobre lo más significativo del Excel 2010.

Sin ánimo de ser exhaustivo (para ello sugiero la parte que señala las novedades de Excel 2007 dentro del propio Excel 2007), podemos enunciar como mejoras de Excel:

Aspecto totalmente diferente de la interfaz de usuario, esto hace que mejore la forma de interactuar con la aplicación de modo que los comandos más utilizados están situados de forma más accesible. Esto, claro está, una vez que te habitúas. Al principio te pasas una semana bastante perdido (y con ataques de ira difícilmente contenida). Personalmente pienso que al poco tiempo te acostumbras y luego no volverías al sistema antiguo. En la imágen adjunta se puede ver la nueva interfaz, para cada opción o pestaña del menú aparece una cinta de opciones con los comandos más representativos agrupados por categorías.

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Otra gran mejora se podría resumir en el aumento de la potencia, lógicamente esto va asociado a un aumento de la memoria, que junto con el aumento de la capacidad de procesado de los nuevos ordenadores soporta todas las mejoras entre las que podemos destacar:

La superficie de trabajo de las hojas de cálculo pasa a ser prácticamente infinita. Más de 1.000.000 de filas y más de 16.000 columnas hacen que el espacio en Excel deje de ser problema. Con las versiones anteriores, ocurría en numerosas ocasiones que para bajar gran cantidad de datos, hubiera que utilizar Access, o dividir las bajadas en varias partes. Así una vez tratada la información y eliminado lo innecesario se podía trabajar en una hoja. Ahora hay que tener realmente muchos, pero que muchos datos para que Excel no resulte autónomo.

Aumento de las capacidades de interacción con la aplicación, como el número de veces que es posible deshacer (100). Incremento de la longitud máxima de las celdas (hasta 32.000 caracteres), del número de anidamientos en una fórmula a 64 (por ejemplo de los condicionales anidados).

Mejora significativa en cuanto a gráficos. Realmente las capacidades gráficas de Excel 2007 marcan la diferencia, por ello les dedicaré una entrada en el futuro. No sólo aparecen nuevos tipos, sino que se mejoran significativamente los que había y el número de colores disponibles que ahora pasa a 16.000.000... Como ejemplo ilustramos las diferencias apreciables en cuanto a gráficos de tarta. Vemos cómo el aspecto que proporcionaba comparado con el que proporciona Excel 2007:

Mejoras en cuanto al formato condicional. Sobre esto ya dediqué la entrada Formato Condicional Excel 2007. Ahora no solamente puedes incluir múltiples formatos condicionales, si no que incorpora complementos gráficos realmente útiles. Esto es una importante aportación a la hora de elaborar todo tipo de informes, especialmente para la representación de los KPI's o Indicadores Claves del Éxito de un Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard.


Nuevas fórmulas y mejora de las existentes como por ejemplo =SUMAR.SI.CONJUNTO.

Mejoras gráficas e incorporación de elementos nuevos en WordArt y SmartArt

A nivel de usuario pueden ser las diferencias más destacables, pero no son las únicas, hay diferencias como plantillas nuevas, configuración de la barra de estado (de esto hablamos en la entrada Tips & Tricks IV), posibilidad de publicar en .pdf. Diferencias en cuanto a la elaboración de tablas dinámicas como veíamos en Tablas Dinámicas 3 (Excel 2007), mejoras y novedades en cuanto a conectividad de datos...

En definitiva, aunque al principio puede resultar un tanto molesto, el paso de 2003 a 2007 fue sin duda un paso a mejor. Teniendo en cuenta que Excel 2010 seguirá avanzando por el mismo camino, tarde o temprano habrá que hacer el esfuerzo de adaptarse (esfuerzo que compensa).