domingo, 28 de noviembre de 2010

Mejoras VS ¿Mejoras?

Hace unos meses comenté las novedades que aportaba en nuevo Excel 2010 en la entrada Excel 2010 vs Excel 2007. En aquellos momentos circulaba la versión Beta, ahora llevo unos meses utilizando la definitiva versión profesional.

Comenté entonces que la evolución era menor que la que se había producido en el paso de Excel 2003 a Excel 2007. Hay mejoras significativas que ya se expusieron en aquella entrada. Sin embargo en esta ocasión me gustaría mostrar mi perplejidad por unas novedades que sinceramente no sé qué es lo que aportan.
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=CONSULTAV(...;...;...;...)
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Al poco de estrenar mi flamante Excel 2010, tuve que utilizar la archiconocida fórmula =BUSCARV(...;...;...;...). Como comentaba en la entrada Basics 1; BUSCARV es una de las primeras fórmulas en aprenderse por su gran utilidad. En caso de desconocer su funcionamiento, os remito a aquella entrada.
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El nuevo Excel 2010 me tuvo un buen rato perplejo intentando averiguar por qué una fórmula tan elemental me daba error. Revisé una y otra vez que era lo que podía ocurrir hasta que descubrí que simplemente había dejado de existir.


=BUSCARV(...;...;...;...) ahora es CONSULTAV(...;...;...;...).

=MED(...;...;...)

Otro caso igual que el anterior es la desaparición de =EXTRAER(...;...;...), esta fórmula también ha desaparecido para pasar a denominarse MED(...;...;...), y del mismo modo, la única diferencia es el nombre.
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Ambas sirven para extraer un conjunto de caracteres de una cadena de texto o número a partir de un lugar predeterminado. Si ahora utilizamos la antigua EXTRAER(...;...;...) el nuevo Excel 2010 no nos la reconocerá dando error.


Aún no se cuál era la necesidad de estos cambios, ni la mejora que proporcionan. De todos modos, todo hay que decirlo, una vez que te das cuenta el trastorno es nulo.

miércoles, 8 de septiembre de 2010

Xcl NT; Mailings Personalizados

Con Excel y VBA es posible construir herramientas para el envío de mailings a un gran número de destinatarios en segundos, simplemente con la ejecución de una macro.

No sólo podemos construir una carta tipo para todos; También podemos personalizarlas en función de los criterios que deseemos. Podemos adjuntar uno o varios archivos comunes o individualizados para cada receptor...

Envíe campañas promocionales a cientos de destinatarios en segundos. Reclame sus facturas pendientes de cobro a sus clientes adjuntándolas en formato .pdf. Reparta de forma inmediata a múltiples personas invitaciones, documentos, notificaciones,...
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Con Excel y VBA podrá además crear aplicaciones que realicen seguimientos y reenvíos en función de las circunstancias específicas que usted establezca. Plantéenos su idea sin compromiso, se la construimos a medida.
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miércoles, 1 de septiembre de 2010

Xcl NT; Herramientas de Reporting

La distinta localización física de las filiales o sucursales de una empresa, o la existencia de diferentes empresas pertenecientes al mismo grupo con un cierto grado de autonomía administrativa, requieren de una herramienta para la centralización y consolidación de la información. Esta actividad es lo que comúnmente conocemos como Reporting.

La información objeto de Reporting suele ser información agregada presente en el Sistema de Gestión / Enterprise Resource Planning (ERP) o también puede ser información elaborada expresamente por fuera de los sistemas con el objeto de ser consolidada en la central y así tener la información relevante de todas las unidades.
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Es habitual y según los casos muy recomendable la adquisición de una herramienta de reporting. Sin embargo esta necesidad puede ser del mismo modo satisfecha utilizando las herramientas de las que disponemos.
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Se puede construir con Excel y VBA una herramienta para la introducción de la información según el formato determinado por los usuarios finales. Extraer con dicha herramienta un archivo cifrado que se envía a la central donde se invertirá el proceso para consolidar la información. Del mismo modo, se podrá almacenar el histórico tanto individual como agregado para su utilización en informes y análisis.

Si la disponibilidad presupuestaria o las necesidades de la empresa no aconsejan la adquisición de un paquete de reporting. Excel y VBA son buenas herramientas para construirlo.

martes, 31 de agosto de 2010

Xcl NT; Cálculo y Presentación del Cuadro de Mando Integral / Balanced Scorecard

Existen en el mercado numerosas aplicaciones y plantillas para la representación de un Cuadro de Mando Integral / Balanced Scorecard. Permiten visualizar los Key Performance Indicators (KPI's) y conservar el histórico de los mismos. Sin embargo, esta es la última fase de lo que representa la herramienta del CMI.

El CMI por su propia definición es único para cada empresa ya que expresa y monitoriza la estrategia de la misma, influida por sus características y condicionantes internos y externos. Es por tanto imposible establecer un CMI aplicable a dos empresas.

Añadida a la exclusividad de su concepción, el proceso de construcción de un CMI también es único para cada empresa; depende de la Organización de la propia empresa, sus Herramientas de Gestión, su Forma de Trabajo,...
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Una vez hecho el ejercicio de diseño del CMI coherente con la estrategia de la empresa, la aportación de Valor Añadido realmente significativa en su construcción y utilización continuada es la obtención y tratamiento periódico de la información. Esta actividad fundamental, en la inmensa mayoría de los casos, inevitablemente va ligada a Excel.

Se puede homogeneizar la información, tratarla, completarla y analizarla utilizando Excel y VBA de forma automática. Esta es la parte más costos en términos de tiempo de trabajo, en la elaboración y utilización en el tiempo de un CMI. Y es precisamente la parte que no se puede estandarizar al ser un proceso único para cada empresa.

Posteriormente con Excel y VBA podemos proporcionar cualquier representación gráfica (semáforos, velocímetros, termómetros,...) y su almacenaje para su utilización sobre demanda libre o limitada por criterios de privilegio en la confidencialidad.


Ponemos a su disposición nuestro conocimiento técnico en Excel y VBA, para la construcción de la herramienta tanto en lo referente a su representación como a la automatización de su cálculo. A esto añadimos nuestra experiencia en la implementación de este tipo de herramientas en distintas empresas.
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lunes, 30 de agosto de 2010

Xcl NT; Control de Hitos y Coordinación de Equipos

Una necesidad recurrente en la empresa consiste en la coordinación de actividades y seguimiento de su cumplimiento.

Como ejemplos de esta actividad podemos citar entre otros:
  • Proyectos en los que hay que cumplir con determinados hitos o milestones en su ejecución, y cuya omisión implica penalización económica.
  • Envío de documentación referente a Riesgos Laborales para hacer trabajos en otras empresas, y cuya falta implica la imposibilidad de realizar dichos trabajos hasta que se subsane.
  • Solicitud de determinada documentación a nuestros clientes para poder facturar y cobrar como Actas de Recepción o Aceptación, Documentos de Homologación, etc. Cuya omisión implica retrasos en el cobro.
Imaginemos un coordinador con alguna de estas necesidades. Este Coordinador o Project Leader tendrá controlados en su agenda las fechas clave e intentará asegurar con los Responsables que cada hito se cumple según lo previsto. Ahora imaginemos que ese coordinador es responsable de 40 proyectos distintos. Su vida puede resultar realmente complicada.

Nuestra propuesta ante esta necesidad es una aplicación que ejerza de Coordinador. Dicha aplicación nos envía un mail personalizado, tanto a nosotros como a cada uno de los responsables, alertando de las actuaciones requeridas.

La capacidad de Excel y VBA para automatizar tareas y ejecutarlas de forma precisa hace que sea indiferente llevar 2 proyectos que 200. Con la antelación que deseemos, se generarán los avisos necesarios para que ningún hito se nos pase por alto.
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miércoles, 25 de agosto de 2010

Xcl NT; Reconstrucción de Modelos en Excel

Prácticamente todos los que hemos pasado por distintos departamentos de administración hemos tenido la vivencia de tener que trabajar con hojas de Excel heredadas de usuarios que a su vez heredaron de otros sin que haya una visión clara de su funcionamiento, partes o fiabilidad.

Dichas hojas, que seguramente fueron una buena solución en un principio, al pasar por varios usuarios han sido ampliadas y retocadas perdiendo el enfoque. Posiblemente han quedado obsoletas en parte, lo que se suple con parches y correcciones añadidas. El paso del tiempo tiende a empeorar la situación. La acumulación de parches, se convierten en un auténtico suplicio para el encargado de lidiar con ellas. Ciertamente lo más conveniente sería construirlas desde cero, pero no hay nadie en la empresa que comprenda la hoja, disponga del tiempo o los conocimientos técnicos necesarios para hacerlo.


Partiendo de la información disponible, con el objetivo en mente de lo que se pretende conseguir y disponiendo de los conocimientos necesarios de Excel y VBA, es relativamente sencillo analizar los parches intermedios para reconstruir el modelo, o incluso hacer un nuevo análisis de la necesidad y elaborar una nueva aplicación desde cero. En ambos casos ganaremos en fiabilidad y rapidez.
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martes, 24 de agosto de 2010

Xcl NT; Cálculo Automático y Presentación de Informes

La necesidad de elaboración de informes es universal en toda la empresa y de manera especial en los departamentos de Administración y Finanzas.
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Para los decisores, disponer de la información precisa en tiempo y forma es fundamental para poder tomar las decisiones acertadas. Esto hace que haya periodos de tiempo (aproximadamente una semana completa con periodicidad mensual) en los que la carga de trabajo aumenta de forma considerable. Varias personas dedican la mayor parte de su tiempo a la extracción y elaboración de la información.

Dependiendo del grado de automatización de estas tareas, la elaboración de estos informes generalmente sujetos a plazos de entrega ajustados suponen no sólo un coste de oportunidad en lo referente al tiempo, sino también un coste de credibilidad y bienestar debido a la incertidumbre en cuanto a la presencia de errores y sobrestress asociado.

La utilización de macros, creación de formulaciones específicas mediante VBA y en general el aprovechamiento de las capacidades en cuanto a automatización y cálculo de Excel permiten la obtención de cualquier informe de manera automática. Informes de Ventas, P&L's desagregadas, Informes de Stock, de Deuda Vencida, Working Capital, Cash Flow,... Cualquier informe se puede automatizar ganando en tiempo y fiabilidad.


El trabajo de horas, e incluso días, dedicado a la elaboración de informes se puede sustituir por la inmediatez y exactitud de un proceso automático que trata y presenta la información según las necesidades de la empresa.
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Por último, las posibilidades de presentación son prácticamente ilimitadas en función de la voluntad del usuario final. Existiendo la posibilidad de crear informes interactivos que muestren diferente información según las necesidades o privilegios en cuanto a confidencialidad del usuario que los utiliza.
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lunes, 23 de agosto de 2010

Xcl NT; Homogeneización de Bases de Datos

Todos nos hemos encontrado en alguna ocasión con la necesidad de homogeneizar una Base de Datos que al haber sido generada a lo largo del tiempo por distintos usuarios y con criterios distintos, no presenta un formato homogéneo.

En un momento dado, con la creación de un nuevo desarrollo o aplicación, es necesaria la introducción de la información presente en nuestro histórico en un formato único del que no se dispone. Presencia indistinta de mayúsculas y minúsculas, abreviaturas, espacios, guiones, barras,...


No disponer de las herramientas necesarias para homogeneizar la información, implica horas de tedioso trabajo manual y lo que es peor, riesgo de error que puede llegar a comprometer la efectividad del nuevo proceso.

En Xcl NT disponemos de herramientas que facilitan la homogeneización de estas Bases de Datos ganando en tiempo y seguridad.

jueves, 19 de agosto de 2010

Xcl NT; Automatización y Tratamiento de Información

Evite horas de monótono trabajo manual con su correspondiente riesgo de error por fatiga. Sustitúyalo por la ejecución de una macro en Excel, que en segundos le permitirá dedicar ese tiempo a lo realmente importante.
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Es prácticamente generalizada la necesidad de tratar datos con el objeto de obtener un formato determinado o para obtener una información agregada que no proporciona nuestro sistema de gestión o ERP. Bien porque la necesidad apareció después de configurarse o porque el propio sistema no dispone de esa funcionalidad.
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Es muy probable que nos encontremos ante un proceso tedioso en el que hay que bajar a Excel los datos, ya sea directamente o mediante una interface. Una vez bajados, esos datos están dispuestos de modo en que hay que trabajar con ellos para que tengan el formato adecuado. Posteriormente, es posible que haya que tratar los datos añadiendo información no presente según distintos criterios o cruzando distintas fuentes.
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Cualquier necesidad de formateo y elaboración de información puede ser resuelta utilizando Excel y VBA. Las ganancias en tiempo y precisión superan con creces su pequeño coste.
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miércoles, 18 de agosto de 2010

Xcl NT; Aplicaciones Específicas.

Las aplicaciones genéricas ofrecen soluciones genéricas basadas en un cliente tipo o promedio. En la mayoría de los casos, estas soluciones genéricas no se adaptan a las necesidades específicas de cada empresa.

Para Xcl NT el cliente tipo no existe. De hecho, no existen dos clientes iguales por lo que no existen dos necesidades iguales. Queremos conocerle, saber qué necesita y proporcionárselo de manera precisa, rápida y al menor coste.

Gracias a las Nuevas Tecnologías es posible satisfacer micro-mercados, el objetivo es vender más de menos. Cada cliente obtiene exactamente lo que necesita a un coste razonable al utilizarse las herramientas de las que ya dispone. Los conceptos tradicionales de coste de producción y distribución pierden su significado. Los costes de aprendizaje por parte del usuario prácticamente se eliminan al utilizar herramientas a las que está habitualdo.


Imagine lo que podría hacer si dispusiese de una herramienta asequible que le permitiese sortear sus dificultades. En Xcl NT podemos proporcionársela.

lunes, 16 de agosto de 2010

Xcl NT, Optimización de Procesos Ofimáticos

Potencie la capacidad de su administración añadiendo funcionalidades o automatizando procesos, con las herramientas de las que dispone y adaptándose de forma absoluta a las necesidades de su empresa.

Excel y su lenguaje de programación incorporado VBA (Visual Basic para Aplicaciones) permiten obtener de manera rápida y al menor coste la solución a cualquier necesidad en cuanto a:
  • Automatización de procesos y tareas rutinarias.
  • Control de Actividades, hitos y envío de avisos.
  • Cálculo automático y preciso de cualquier tipo de informe.
  • Filtrado, tratamiento, análisis y presentación de datos.
  • Reformulación de modelos obsoletos o deteriorados.
  • Creación de aplicaciones específicas,...
Una amplia experiencia en departamentos Financieros y de Administración de diferentes multinacionales cimentan una convicción: El aprovechamiento de las herramientas informáticas y en concreto de Excel y VBA es lo que marca la diferencia en términos de eficiencia y productividad.

Informes periódicos que requieren de múltiples operaciones tediosas y repetitivas. Corrección manual de gran cantidad de registros con un elevado riesgo de error asociado. Formateo y preparación de la información importada de nuestro ERP. Necesidades de tratamiento, análisis y uso de la información para las que el mercado no dispone de soluciones y cuya carencia supone horas de trabajo. Todo esto se puede solventar de manera rápida y económica utilizando el software presente de manera universal: Microsoft Office.

Según nuestra experiencia profesional, muchos cambios de ERP o adquisiciones de CRM se han realizado con la única motivación de obtener algunas funcionalidades que perfectamente se podían conseguir utilizando aquellas herramientas de las que ya se dispone.

En este sentido, Microsoft Office y la programación en VBA ofrecen inagotables oportunidades para multiplicar la productividad de nuestros sistemas. En el mercado encontramos todo tipo de herramientas, para gestión de tesorería, gestión de stocks, facturación, planificación de actividades, elaboración de Cuadros de Mando,... Es posible que su adquisición sea una decisión acertada. Sin embargo, antes de embarcarse en ellas, compruebe que lo que necesita no está en sus manos.

Le presentamos una pequeña muestra de soluciones representativa de lo que se puede hacer aprovechando el potencial de Microsoft Office. No son productos cerrados ya que no pretendemos decirle lo que le queremos vender. Esperamos que usted nos cuente lo que nos quiere comprar.

martes, 10 de agosto de 2010

Imágenes Integradas en la Cuadrícula

En determinados casos puede interesarnos mostrar una imagen como fondo de la cuadrícula en la que trabajamos. Es poco habitual para el trabajo diario en una hoja de cálculo, pero puede ser interesante cuando hacemos una aplicación para terceras personas, o si vamos a realizar una presentación con nuestra hoja de cálculo.

Este procedimiento en Excel 2007 es muy sencillo. Basta con ejecutar el icono Fondo que se sitúa en la cinta de opciones dentro de la pestaña Diseño de página. El icono en cuestión está dentro del grupo de comandos Configurar Página. El procedimiento en Excel 2003 es igualmente sencillo. Basta con ir al menú Formato / Hoja / Fondo y continuar con el resto del mismo modo.

Al ejecutar este comando nos aparece inmediatamente la ventana Fondo de Hoja en la que podremos explorar en nuestras carpetas hasta localizar y seleccionar la imagen deseada.


Con un doble click sobre la misma o con un solo click y presionando el botón insertar, aparecerá en la superficie cuadriculada de nuestra hoja de cálculo.


Es aconsejable tratar las imágenes de modo que aumente la transparencia de las mismas. De este modo facilitará la lectura del contenido de las celdas.

No hay que confundir esta acción con la de insertar una imagen, en este caso no podremos escribir en la superficie ocupada por la propia imagen.

lunes, 9 de agosto de 2010

Trucos y Consejos 5; Atajos Adicionales

En la entrada Trucos y Consejos I, hicimos referencia a los shortcuts o atajos más habituales. Obviamente no son los únicos. Hay múltiples, tantos que es poco práctico tratar de aprenderlos todos. No obstante, para aquellas personas habituadas a trabajar con el teclado es muy útil aprender los más utilizados.

Para descubrir los shortcuts o atajos de Excel en la versión 2007 basta con situar el cursor en cada uno de los iconos de la Cinta de Opciones. Inmediatamente aparecerá una nota con la función del icono y la manera de ejecutarlo a través del teclado si está disponible.


Existen otro tipo de atajos para trabajar con la cinta de opciones. Se muestran manteniendo pulsada la tecla Alt.


Pulsando Alt mas la tecla correspondiente a la Ficha de la Cinta de Opciones con la que queremos trabajar aparecen las claves a pulsar para cada comando.

Personalmente este es un método que no me resulta cómodo, da la sensación de estar jugando a la Play Station, infinitos botones que pulsar para cada opción. Creo más bien que se trata de un método de emergencia para poder trabajar sin ratón.


Generalmente suelo utilizar atajos para las funciones principales, y al resto acudo con el ratón. Unos shortcuts adicionales que creo conveniente conocer son:

Pegado especial: Es un atajo que me produjo gran desconsuelo cuando empezé a trabajar con Excel 2007; había desaparecido!!!. En Excel 2003 el atajo era Ctrl+Alt+E, combinación que desapareció y que con gran alivio descubrí que sólo había cambiado a Ctrl+Alt+V. Este atajo es muy útil seleccionar rápidamente si queremos pegar sólo fórmulas, valores, formatos,... Lógicamente, si queremos pegar todo basta con utilizar Ctrl+V.
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Lo realmente práctico de este atajo es que no sólo ahorras hacer varios clicks para llegar a mostrar la ventana de pegado especial, sino que además te puedes mover por ella con el cursor y la tecla TAB. Con ello se sigue ganando tiempo de apuntar y clickar con el ratón.
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Alt Muestra las fórmulas presentes en una hoja. Esto es conveniente si queremos hacer una revisión de las fórmulas de un libro al evitar tener que visualizar una por una.
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Volviendo a pulsar sobre el mismo shortcut volveremos a ver los valores.
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Mostrar lista de Macros; Alt+F8. En el caso de no tener iconos asignados a nuestras macros en la barra de acceso rápido, nos muestra el cuadro con las macros disponibles para ese libro.

Por último de esta serie, Buscar y Reemplazar: Ctrl+L. Con el podemos encontrar textos determinados y reemplazarlos por otros. Por ejemplo para reformular hojas con libros vinculados que se van actualizando cada mes.

Como comentaba, el número de shortcuts o atajos es ingente, lo mejor es buscar las acciones que más utilizamos y comprobar si hay atajo asociado a las mismas. Al principio puede costar un poco, pero en poco tiempo compensa.

viernes, 14 de mayo de 2010

Mostrar y Ocultar Imágenes

En principio no es .para lo que está .pensado Excel, pero es posible que deseemos mostrar imágenes en una de nuestras hojas. Ante esto tenemos varias opciones.

La opción más sencilla podría ser copiar la imagen y pegarla tal cual, el principal inconveniente es que en el caso de necesitar varias imágenes nos encontraríamos con dificultades ya que probablemente no tuviésemos suficiente espacio visible como para organizar todas las imágenes de manera ordenada. Obligando así a desplazarnos por la hoja, lo que podría llegar a ser bastante tedioso.

El caso anterior se podría solucionar con un hipervínculo que nos llevase a otra pestaña tal y como vimos en la entrada Hipervínculos. Una vez visualizada la imagen, incluiríamos otro hipervínculo a la pestaña original.

De estos casos más sencillos podríamos pasar a otros quizá demasiado complejos (aunque probablemente óptimos), utilizando Visual Basic para mostrar las imágenes en un User Form y almacenando las imágenes fuera de Excel para evitar hacerlo demasiado pesado. Esto sería tema para otra futura entrada.

Pero una manera relativamente sencilla y bastante espectacular es hacerlo a través de los Comentarios. Si disponemos de Excel 2007 (o incluso Excel 2010) podemos utilizar estos elementos para poder visualizar la imagen cada vez que pongamos el cursor sobre la celda que contiene el comentario (aparecerá automáticamente), y una vez que alejamos el cursor de la celda la imagen desaparecerá por sí sola.

El proceso a seguir es el siguiente:

Sabiendo la celda en la que queremos que aparézcala imagen al pasar el cursor por ella. Vamos a la cinta de opciones, en la pestaña Revisar y dentro del área Comentarios pulsamos sobre el icono Nuevo comentario.
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Hecho esto nos aparece el típico cuadro de comentario en el que estará presente el nombre del usuario. Nosotros borraremos todo el contenido del comentario y haremos click en el borde del comentario con el botón derecho para acceder al menú contextual.


Elegiremos la opción Formato del comentario.


Esto abrirá una ventana con distintas pestañas que nos permitirían modificar el aspecto por defecto del comentario.


En nuestro caso, la opción que nos interesa es la opción Relleno dentro de la pestaña Colores y líneas.


Expandiendo el desplegable del campo color, elegiremos la opción Efectos de relleno…


Esto nos abre una nueva ventana con cuatro pestañas. En la pestaña Imagen, podremos seleccionar la imagen que vamos a importar.


No creo que haga falta detenerse en el proceso de buscar la imagen en su ubicación, es una acción muy usual.


Una vez seleccionada la imagen a incluir en nuestro comentario, la pestaña imagen de nuestra ventana queda con el aspecto siguiente.


Aceptando cuando corresponde, obtenemos la imagen en nuestro comentario. Será necesario modificar el tamaño del comentario para hacerlo coincidir con las proporciones adecuadas para la imagen.


Para ello colocamos el cursor en los círculos presentes en los bordes del comentario y arrastramos según nos convenga. En este caso basta con agrandar la foto en altura para lo que arrastramos el punto central del borde inferior del comentario.
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El resultado final, repitiendo el proceso tantas veces como sea necesario, podemos apreciarlo en el video siguiente. Obviamente es una simplificación, pensemos en las utilidades que tendría para un profesor a la hora de pasar lista en clase, un maestro de artículos en el que podemos ver la imagen del producto, un directorio de empleados,…

miércoles, 10 de marzo de 2010

Seguridad en Excel; Proteger Celdas

En una. de- las- empresas -para- las -que he- trabajado, era -el encargado -de coordinar el reporting de una unidad de negocio de una multinacional. Ocasionalmente tenía que recopilar información de los distintos países para lo que creaba un formato en Excel que debían cumplimentar y devolver.

Por supuesto, pensaba que sesudos controllers no tendrían dificultades en rellenar unos simples formatos y devolverlos de modo que pudiese automatizar la consolidación de datos de manera sencilla.

Fue entonces cuando descubrí que la capacidad creativa de un controller no tiene límites, incluir columnas o filas variando la estructura del formato o introducir información relevante en celdas fuera del mismo fueron cosas de cuya insospechada existencia tuve constancia.

Para evitar estas situaciones es para lo que utilizamos el bloqueo de celdas. Podemos construir un formato en Excel bloqueando todas aquellas celdas en las que no debe introducirse información, dejando exclusivamente las apropiadas. No nos garantiza nada, después de eso a mí me han enviado las cifras redactándolas por email… pero ciertamente limita las posibilidades de los saboteadores y si además gozamos de la autoridad suficiente para imponer el envío de los datos de una determinada forma, habremos conseguido tener una materia prima homogénea para nuestra consolidación.

Supongamos que tenemos una simple tabla de datos en la que queremos que distintas personas rellenen una serie de celdas con fondo amarillo. En la misma tabla habrá otro tipo de celdas con fondo gris que serán totales o datos dados que no se deben modificar. Por otro lado, también debemos evitar la escritura del resto de superficie de la hoja, evitando así que datos que deben entrar en los cálculos se sitúen fuera del formato construido.

El primer paso a la hora de bloquear celdas para escritura es seleccionar todas aquellas celdas que deben poderse editar. Con ellas seleccionadas, acudiremos a la ventana Formato de celda, para ello abrimos el menú Contextual con el botón derecho y seleccionamos la opción Formato de celda.


Acudimos a la pestaña Proteger. Vemos que hay dos chek boxes disponibles, uno de ellos seleccionado por defecto (Bloqueada). Debemos des-seleccionar ese check box tal y como muestra la imagen.


Una vez hecho esto acudimos a la ficha revisar, y dentro del grupo de comandos Cambios de la cinta de opciones ejecutamos Proteger hoja. No nos entretendremos con ello ya que podéis consultar el procedimiento detallado en la entrada Seguridad en Excel; Proteger Libros y Hojas.


El resultado es que podremos introducir datos en las hojas habilitadas a tal efecto y si intentamos introducir información en las celdas bloqueadas nos aparecerá un mensaje impidiéndolo tal y como podemos observar en el vídeo.

Resumiendo el mensaje nos alerta de que la celda está protegida y no se puede escribir salvo que se introduzca la contraseña.

Del mismo modo, es aconsejable proteger la estructura del libro para evitar sorpresas. El procedimiento para proteger el libro lo podéis encontrar también en la entrada Seguridad en Excel; Proteger Libros y Hojas.

martes, 9 de marzo de 2010

Seguridad en Excel; Cifrar un libro

Es .muy- habitual, -sobre- todo- a- aquellos- de nosotros. que .trabajamos. con. información financiera sensible de una empresa, que necesitemos proteger un libro de Excel mediante una clave que sea necesaria introducir para poder abrir el libro.

A este respecto podemos hacer muchas disquisiciones sobre la seguridad de Excel. La verdad es que por lo que sé y por lo que he podido leer, Excel no es una aplicación infalible en cuanto a seguridad. Existen herramientas en el mercado que podrían sobrepasar sus medidas de seguridad y ciertos trucos (que no desvelare...) que pueden burlar su Excel.

Hay empresas .como. por .ejemplo .Bancos y. Grandes .Multinacionales que disponen de un dispositivo parecido a un reloj que proporciona una clave de acceso a sus sistemas con una vigencia fugaz. Esto quiere decir que tras un lapso de tiempo reducido (pongamos 30 segundos) cambia la clave, lo que prácticamente elimina la posibilidad de actuación de los software generadores de contraseñas.

No obstante, podemos considerar como aceptable la seguridad standard frente a un posible elemento malintencionado con los conocimientos y herramientas disponibles para la inmensa mayoría de usuarios.

Una medida de seguridad que podemos aplicar (entre otras que incluimos en este conjunto de entradas sobre seguridad) es la de Cifrar el documento de modo que nos solicite una contraseña.

Supongamos un libro en las que tenemos claves de acceso de distintos usuarios.
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Con el libro abierto desplegamos el botón de Office y sobre el conjunto de opciones correspondiente a Preparar, seleccionamos la herramienta Cifrar libro, representada por un candado y una llave.

Tras esto nos aparece un cuadro en el que se pide la introducción de una contraseña. Es conveniente que la contraseña sea lo suficientemente larga, disponga de números y combinación de Mayúsculas y Minúsculas (las normas habituales para contraseñas seguras).

Tras introducir la contraseña y pulsar Enter o Aceptar, nos vuelve a salir otro cuadro pidiendo la repetición de la contraseña. Esto sirve para evitar errores en la introducción de la contraseña la primera vez ya que no visualizaremos lo que escribimos si no puntos y si por error pulsamos una tecla imprevista, abrir el documento sería casi tan difícil como si no conociésemos la contraseña.

En este momento podemos cerrar el libro guardando los cambios y la próxima vez que pretendamos acceder a ese documento nos pedirá la contraseña antes de mostrar nada del mismo como se aprecia en la imagen inferior.


Si no introducimos correctamente la clave, aparecerá un mensaje en el que se nos informa de que la clave no es correcta y amablemente presuponiendo que ha habido un error y no mala intención…

lunes, 8 de marzo de 2010

Seguridad Excel; Ocultar Datos

Otra .medida. para. incrementar la seguridad y confidencialidad .en nuestras. hojas es la de hacer invisible cierta información.

Supongamos que tenemos un área de nuestra tabla de datos que participa en la hoja que hemos construido. Podrían ser las opciones de una lista de validación, un desplegable o formulario, o datos utilizados en fórmulas. De forma inmediata podemos arrastrar dicha área lejos de la información que va a centrar la atención y hacerla desaparecer poniéndole un color de fuente blanco (suponiendo claro, que el fondo de esas celdas sea blanco).

Otra forma de de esconder datos se consigue ocultando las filas o columnas en las que se encuentran esos datos. Tal y como comentábamos en la entrada Desde 0; 5 Editar un libro en Excel basta con seleccionar las filas o columnas a ocultar y desplegar el menú contextual con el botón derecho para ejecutar el comando Ocultar.


Hay que tener en cuenta que será visible el salto en los encabezados de fila y columna, por lo que si no protegemos la estructura del libro será muy fácil volver a mostrar esas filas o columnas. Por otro lado, tenemos que tener cuidado de no tener gráficos referenciados a estas celdas, ya que si es así, el gráfico desaparecerá.

Del mismo modo que ocultamos filas o columnas podemos ocultar hojas. Esto también lo vimos en la entrada Desde 0; 5 Editar un libro en Excel. El procedimiento es idéntico, salvo que hay que desplegar el menú contextual sobre la pestaña de la hoja. Sin embargo, la información oculta de este modo también se puede rastrear. Ya que desplegando el menú contextual en las pestañas restantes nos aparecerá la opción de Mostrar y si la ejecutamos veremos la lista de pestañas ocultas.


Bastaría con ejecutar Mostrar y elegir la hoja a mostrar en la siguiente ventana.


Una forma de evitar que nuestro usuario indiscreto pudiese mostrar la hoja sería protegiendo el libro tal y como vimos en la entrada Proteger Libros y hojas… de este modo sabría que hay información oculta pero no podría acceder a ella.


Por último, existe una forma más sofisticada de evitar que la hoja que acabamos de ocultar aparezca en dicha lista y por lo tanto no sea posible seguirle el rastro. Para ello tendremos que acudir al editor de Visual Basic.

Ya explicamos en la entrada Tips & Tricks IV cómo incluir la ficha programación en nuestra cinta de opciones. Otra forma de acceder al Editor de VBA es a través de la barra de herramientas de acceso rápido, tal y como vimos en la entrada Tips & Tricks IV.

No empezaremos (aún) a adentrarnos en VBA pero sí que podemos acceder sin requerir mayores conocimientos a la ventana de propiedades de la hoja que queremos ocultar y cambiar la última propiedad Visible que por defecto viene como - 1 – xlSheetVisible y cambiarla por -2- xlSheetVeriHidden.

De este modo, la hoja desaparecerá de la zona de pestañas y no tendremos pistas sobre su existencia en el menú contextual.


La única manera de mostrarla de nuevo será acudiendo al editor de VBA y volviendo a cambiar la propiedad visible de la hoja.