Gráficos con doble escala.

Una de las primeras cosas que se aprenden a la hora de introducirse en Excel es a hacer gráficos. Es relativamente sencillo y sobre todo desde la aparición de Excel 2007, que incluye nuevos tipos de gráfico y acabados, produce un efecto muy profesional que no hay que desaprovechar.

En la entrada de hoy no vamos a hablar de cómo hacer gráficos, sino de un "truco" que nos permitirá incluir más información en nuestros gráficos y hacerlos más fáciles de interpretar. Se trata de utilizar lo que se conoce con el nombre de Eje secundario.

Si pensamos en un gráfico normal, tendremos dos ejes graduados, el vertical y el horizontal. Es posible añadir un segundo eje vertical para representar en el mismo gráfico una o varias series de datos con una escala diferente a las demás series. Así, para buscar los valores de una parte del gráfico habrá que acudir al eje vertical de la izquierda y para los otros nos fijaremos en el eje vertical de la derecha.

Supongamos la típica tabla de ventas de unidades de un producto, que incluye distintas regiones junto con el total de todas ellas.

Si quisiéramos representar toda esa información en un gráfico, tendríamos el problema de la diferencia de magnitudes entre los valores de las series individuales y el total (suma de todas ellas). Quedando un gráfico como el siguiente:

Resulta evidente que representando todas las series en el mismo eje, se pierde claridad quedando las series individuales muy constreñidas y dificultando la identificación de sus valores concretos en el gráfico.

Utilizando el eje secundario para la representación de la serie Total, podemos mejorar la claridad del gráfico. Para ello, seleccionaremos la serie que queremos representar sobre el eje secundario (en nuestro caso el total de las ventas). Con ella seleccionada nos aparece el complemento de la Cinta de Opciones: Herramientas de gráficos. Acudiremos a la pestaña Presentación y dentro del grupo Selección actual hacemos click en Aplicar formato a la selección tal y como se ve en la siguiente imágen:

Tras esta acción, aparece la ventana Formato de la serie de datos. En Opciones de serie seleccionamos el checkbox Trazar serie en: Eje secundario:

Obtenemos la nueva serie representada en el nuevo eje secundario. En realidad su escala no ha cambiado, sin embargo, la escala de las series individuales se ha visto liberada de la serie Total y por tanto la representación de estas series individuales se puede expandir ocupando toda la superficie del Área de trazado.

Aún no hemos acabado. La serie Total ahora está representada superponiéndose a las individuales, lo que no supone ninguna ventaja sobre la situación anterior. Para solucionarlo volveremos a seleccionar la serie y pulsando sobre el botón derecho acudimos a Dar formato a serie de datos... Manipulando el formato de la serie total la adecuaremos a nuestras necesidades. Aquí la solución está en manos de la creatividad de cada cual, sin embargo propongo estas dos opciones:

Representar la serie total mediante barras (igual que las series individuales), pero con un grosor que coincida con el de todas las series y a una transparencia del 50% de modo que se posible ver la composicion de cada total.

La segunda opción es cambiar el tipo de gráfico para esta serie y representarlo mediante una línea. También le ponemos una transparencia del 50% de modo que no nos oculte información.

Posiblemente incluya más entradas referentes a gráficos: Un basic para su creación, una entrada para gráficos dinámicos, otra para representaciones más elaboradas,... De momento espero que ésta os haya parecido interesante. Personalmente pienso que usar el Eje secundario es de gran utilidad.

Gráficos en una celda con Excel 2003

Acompañar -un -informe -con -los- gráficos- apropiados- además -de -atraer la atención, simplifica el trabajo de interpretación de la información. Por lo general, los managers que deben tomar decisiones en base a la información contenida en reports agradecen poder hacerse una idea rápida de lo esencial en lugar de leer extensos parrafos o mirar incómodas tablas de datos.

Excel 2007 incorpora un avance estético significativo en cuanto a la creación de gráficos, sin embargo la manera de trabajar con ellos difiere bastante poco al Excel 2003 y anteriores.

El trabajo con gráficos no representa gran dificultad ya que existe un asistente que nos simplifica considerablemente el trabajo. Es por esto que no voy profundizar en esa vía, sin embargo, si quiero mostraros un par de opciones sencillas y muy interesantes para conseguir un efecto profesional y distintivo.

Crear un gráfico de celda:

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Podemos crear un gráfico en una única celda, situada por ejemplo al lado de un porcentaje. Este gráfico sería similar a los de las barras de progreso de cualquier aplicación. La celda vacía representaría el 0% mientras que la barra llena significaría el 100%.

La fórmula que utilizamos es =Repetir("Caracter";Celda). Lo que hace esta fórmula es poner una vez el carácter seleccionado entre comillas por cada unidad del valor de la celda seleccionada. El gráfico del ejemplo es una simplificación con intención didáctica, pero este recurso es una opción con un resultado muy profesional a la hora de crear informes.

Una pincelada de VBA:

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Introduciéndonos en el mundo de Visual Basic, existe otra forma de conseguir un resultado similar. VBA es una herramienta muy útil para crear aplicaciones con un aspecto propio e independiente con el estilo de cualquier aplicación de microsoft.

En el ejemplo siguiente, introducimos en un libro un Botón de Comando al que le asociamos el código que aparece en la página siguiente.

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Lo primero que hace este código es identificar el botón de comando para el que trabajamos. Posteriormente establece el valor de la celda F3 como el que había mas "I", por lo tanto cada vez que ejecutamos el comando añade una "I" a la sucesión.

Podríamos- crear -también -otro -botón -de- comando que- quitase una- unidad, con lo que completaríamos las opciones posibles.

Esta es una herramienta con la que podemos construir formularios en los que aparezca gráficamente la cantidad de una variable en la que nosotros podemos influir. Pensemos en un modelo que calcula distintos escenarios y para el que hemos creado un formulario de introducción de variables.

Este efecto también podríamos conseguirlo sin utilizar VBA. Tengo que decir que no considero mis conocimientos en esta materia tan avanzados como los de excel en sí, de hecho llevo sólo unos pocos meses investigando el VBA de manera específica. Creo que hay muchas cosas que se pueden conseguir sin entrar en el mundo del código, pero ciertamente hay cosas para las que VBA es un multiplicador del excel.