La lección de mi amigo Fede

El otro día recibí en mi correo del trabajo una consulta de mi amigo Fede. Ocasionalmente me ha preguntado alguna cosilla sobre Excel, como casi todos mis amigos o excompañeros. En caso de estar en el trabajo, si tengo una respuesta inmediata se la doy, pero si requiere algo más de análisis les remito a otro momento en el que pueda pensar en ello. No sólo porque suelo estar liado en mis horas de trabajo, sino lógicamente porque no me parece muy ético hacerlo de otro modo.

Como desgraciadamente es habitual en los tiempos de crisis que corren, la empresa para la que trabaja mi amigo Fede ha cerrado y despedido a todos sus trabajadores. Fede es el responsable de la administración de personal por lo que le ha correspondido cargar con todo el papeleo y los trámites burocráticos.

El mail que me envió, tenía una hoja de excel con algunos datos de los empleados que obviamente se ocupó de sustituir para no desvelar, pero reflejando la estructura de la hoja; nombre, dirección, fecha de entrada, antigüedad, código de empleado,… y quería utilizar Word vinculado a Excel para construir las etiquetas con la dirección que utilizaría para enviar la documentación a todos ellos.

La solución era muy fácil, utilizar la opción de Combinar Correspondencia de Word (para la que próximamente dedicaré una entrada), y que básicamente trae la información de una tabla de excel para incluirla en un documento de word. De este modo, puedes construir miles de documentos con datos personalizados (por ejemplo un mailing), de forma automática e inmediata.

Había un pequeño problema, la hoja de excel donde estaban los datos no tenía formato tabla. Utilizaba distintas líneas para poner toda la información, dejaba espacios en blanco en los saltos de página, al principio del informe ponía un encabezado con el nombre del informe de la aplicación, fecha,… En definitiva, la manera habitual en la que suelen aparecer los datos al bajarlos de un ERP o una aplicación de gestión a Excel.

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En concreto, la disposición de la información era la que se puede apreciar en el pantallazo a vista de pájaro y en las imágenes siguientes en mayor detalle.

En este caso la disposición de la información suponía el problema ya que necesitaba tener la información en formato tabla. Una vez solucionado esto, Combinar Correspondencia no suponía ningún problema.
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No bastaba con ordenar la tabla, ya que haciendo una ordenación simple por un campo como Código de Empleado se perderían los datos de la dirección, que eran precisamente los que le interesaban. Después de un vistazo rápido, le dije que podía hacerse una macro para ordenar la tabla según convenía, pero que si no iba a ser una necesidad recurrente, para un sólo uso no tenía sentido ponerse con ello. Así que como andaba algo liado, dí por supuesto que era inevitable el arrastre a mano uno por uno para luego ordenar los campos. Teniendo en cuenta que eran unos 400 podéis suponer el trabajo que significaba.

Al día siguiente F. tenía la información en formato tabla. Supuse que el pobre había estado arrastrando los campos a mano, y la verdad es que pensé que quizá podía haber hecho algo más para facilitarle las cosas… pero me dio una lección cuando me explicó cómo lo había hecho. Como se suele decir, a veces los árboles no te dejan ver el bosque. Tendemos a evaluar automáticamente una situación de forma compleja por costumbre cuando la solución elemental está en frente. No sé si dedicándole un par de minutos más, hubiera encontrado ésta o una solución similar, pero la verdad es que cuando me contó su truco no pude evitar quedarme perplejo por no haber visto una solución tan sencilla y tan buena de forma inmediata. ¡¡Bravo Fede!!.

El proceso de Fede fué el siguiente:

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Insertó dos columnas en las que incluir los campos Dirección y Código postal que estaban bajo el nombre.

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Copio un rango con todos los datos de la columna que contenía Nombre, Dirección y Código Postal. Y pegó esa misma columna en las columnas insertadas pero una celda mas arriba para la columna dirección y dos para la columna Código postal.

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Así en la línea que nos interesa está toda la información, habiendo “residuos” en el resto. Esto no nos importa, porque son columnas que desechamos despues de ordenar.

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Los campos no sólo están bien situados al principio de la tabla, sino también en el resto ya que los espacios se repiten siguiendo el mismo modelo durante todo el informe.

Seleccionamos todo el área que nos interesa ordenar y ordenamos por cualquiera de los campos que presentan celdas en blanco, nosotros elegimos el primero (Código de Empleado).

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Quedando la tabla despues de limpiar los residuos en perfectas condiciones para utilizar Combinar Correspondencia.

A la hora de enfrentarse a un problema, es conveniente hacerlo sin prejuicios. No es fácil, pero mi amigo Fede me ha recordado que es muy conveniente. A veces es dificil decidir en que momento debemos dejar de pensar que existe una solución sencilla para pasar a análisis más complejos. Pero debo recordar que hay que desechar primero las opciones elementales.

A Combinar Correspondencia le dedicaré una próxima entrada. Con esta solución cree hace poco en mi empresa un sistema para que partiendo de la información presente en Navision sobre entrada de pedidos de nuestros proveedores, enviásemos de forma automática cartas a todos ellos preguntando por los pedidos que según la fecha de entrega que nos habían dado estaban aún pendientes de recibir en nuestro almacén habiendo pasado dicha fecha. Es una utilidad muy interesante si nuestro sistema no dispone de opciones para crear mailings, cartas de reclamación de deuda a clientes,…

Optimizar es sacar el máximo partido a lo que se tiene.

Hoy en día -prácticamente el 100% de las empresas -trabajan- con el paquete -de Microsoft Office. Un paquete que ofrece multitud de posibilidades de las que en la mayoría de los casos se aprovechan en torno a un 20% de sus posibilidades. En concreto el porcentaje de aprovechamiento del potencial de Excel es de un 10%. Multitud de tareas periódicas y repetitivas que podrían solucionarse con una simple macro se siguen haciendo de forma manual por falta de conocimientos avanzados de esta aplicación.

Pero las posibilidades de Excel no terminan ahí, generalmente para la creación de cualquier pequeña aplicación, por ejemplo de gestión de gastos de viaje, o de vacaciones,... se suele recurrir a consultoras informáticas externas cuando perfectamente se podrían hacer con excel.

No digamos nada de la posibilidad de trabajar con VBA y excel, entonces la combinación de conocimientos en gestión y VBA/Excel hacen que podamos crear aplicaciones para cualquier necesidad; administrativa, contable, logística, de RRHH, Cuadros de Mando,... las posibilidades son infinitas.

Expansion y Empleo Marzo 2009

Voy a poner dos ejemplos reales que he vivido en mi actual empresa, (si bien situaciones parecidas las he visto en todas por las que he pasado).

En mi primer mes de estancia tuve ocasión de descubrir cómo se hacía la conciliación bancaria. Estamos hablando de un grupo de empresarial formado por 5 empresas, Cada una de esas empresas opera al menos con 2 bancos. La persona encargada de realizar dicha tarea imprimía a final de mes todos los extractos bancarios desde la página web del banco (esto supone unos 8 o 10 folios por banco, por los 10 bancos,... dejemoslo en 80 folios). Posteriormente imprimía los movimientos bancarios de nuestro ERP (aquí vienen más condensados por lo que serían unos 10 o 15 folios). Finalmente contrastaba manualmente ambos listados para cada banco. Nunca le pregunté cuanto tiempo tardaba en hacer todo eso (intuyo que entre uno y dos días).

Se quedó anonadada cuando le enseñé a bajarse los listados del banco y de navision a excel, y matchearlos con una simple operación de ordenación, un condicional SI y un COINCIDIR. Tiempo total de ejecucion: aproximadamente 30 minutos. Esta fué una forma improvisada de hacerlo, estuve pensando en hacerle una macro y afinarlo aún más, pero finalmente quedó en mi lista de buenas intenciones. En cualquier caso el ahorro es evidente, en torno a 20 días de trabajo anual de esa persona quedaron en menos de uno!!!.

El segundo ejemplo es similar. Para la elaboración mensual de unos gráficos de ventas por nuestras principales representadas (en torno a 60), se partía de una tabla con las ventas por pedido a la que se le aplicaban 6 filtros (uno detrás de otro) obteniendo finalmente un valor que se copiaba y pegaba en otra tabla que alimentaba los gráficos (esta operación se hacía 3 veces por representada). Luego había que retocar los gráficos para que consideraran el nuevo mes. La duración de esta operación si la pude contrastar, 1 día exclusivo sin interrupciones de una persona de cierto nivel del departamento. Por tanto 12 días al año.

En este caso, la solución no fué tan elemental, pero básicamente utilizando SUMAR.SI, y cambiando la construcción de los gráficos para que no hubiera que retocarlos cada vez que se añadía un mes, este informe paso a realizarse en 20 minutos. De doce días de trabajo pasamos a uno, y en este caso el día de trabajo era bastante más caro.

Estoy seguro de que si me pasara por todos los puestos de la empresa, sólamente con los ahorros producidos por este concepto me ganaría de forma más que sobrada el sueldo de un año. Sin embargo mi función en la empresa no es esa, por lo que hago mi aportación en la medida de mis posibilidades. Desde mi punto de vista, la formación en el empleo de las herramientas de las que ya se dispone, es el área de mejora que más posibilidades ofrece para la reducción de costes administrativos y de gestión en la empresa.

Consultorías vs Gestión del Talento

El primer .trabajo digamos serio que tuve, fue en una consultora. que estaba implementando una aplicación en una de las entidades financieras más importantes del país. Requerían una persona que dominara el inglés y que tuviese conocimientos de comercio exterior. Yo acababa de regresar de unas prácticas de 6 meses en una empresa holandesa por lo que mi ingles estaba en su mejor momento y durante mi última etapa en la universidad había hecho un curso de comercio exterior, fruto de esa especie de fiebre que les entra a todos los universitarios cuando están a punto de terminar su carrera y necesitan dar más y más contenido a su curriculo.

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Debí de ser de lo mejor que encontraron o debían tener mucha prisa, porque a pesar de no ocultarles que no tenía experiencia laboral en comercio exterior, y advertir que mis conocimientos eran teóricos y ciertamente limitados, en cuanto acabé la primera entrevista me dijeron que el puesto era mío y quedé para empezar el lunes siguiente. Recuerdo perfectamente aquel día, debía presentarme en las oficinas centrales de dicha entidad financiera, donde se estaba desarrollando la aplicación junto con la persona que era mi superior en la consultora. Empezaron las presentaciones y mi sorpresa fue mayúscula al escuchar a mi jefe decir "os presento a nuestro experto en comercio exterior". Os podéis imaginar el escalofrío que sentí en ese momento.

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Posteriormente comentando la anécdota con un conocido de otra consultora me contó una anécdota que según él había sucedido en su empresa. Para un proyecto que se estaba desarrollando en Rusia, un comercial de la consultora fue a visitar al cliente. Este le dijo lo que necesitaban, un experto en una materia muy concreta. El comercial no tenía ni la mas remota idea de lo que le estaban pidiendo, pero dijo que tenían a la persona idónea para ellos, pero que les resultaría un poco cara. Les dio un precio con el que calculó supondría un buen margen y al ver que lo aceptaban sin reparos, se apresuró a decir que realmente tenían a el mejor profesional en la materia, pero que ya estaba involucrado en otro proyecto que aún no estaba terminado pero que si estaban dispuestos a pagar (y aquí prácticamente dobló el precio anterior) podrían contar con sus servicios. Aceptaron, y lo primero que hizo este comercial al salir de las oficinas del cliente fue llamar a la consultora para preguntar que era lo que había vendido y que se movieran para encontrarlo.

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El mejor activo de nuestra empresa son nuestros empleados. Esta es una frase de manual muy repetida y al mismo tiempo muy ignorada. Optimizar es sacar el máximo partido a los recursos de los que se dispone. Capacitar a los empleados con las herramientas técnicas y formativas que requieren y tras esto integrarles en los nuevos proyectos de la empresa es la mejor manera de conseguir el desarrollo profesional, mejorar el clima laboral y conseguir el aumento de la eficiencia y productividad en la empresa. Lamentablemente tras el anglicismo "outsorcing" muchas empresas parecen preferir encargar los nuevos proyectos a becarios a los que no conocen pagándolos a precio de oro, en lugar de ponerlos en manos a sus empleados de confianza con capacidades demostradas.

Un ferrari para ir a por el pan

La última reunión con una consultora informática en la que tuve ocasión de participar, fue el enésimo ejemplo sobre cómo el humo con un buen discurso no ya es perfectamente vendible, sino que se convierte en indispensable. Queríamos incluir en nuestra herramienta CRM una utilidad que permitiera a nuestros comerciales ver la situación en cuanto a pagos de un cliente, lo que puede ser interesante a la hora de negociar condiciones de pago, descuentos,... Esto suponía crear una interface entre nuestro ERP y el CRM de modo que tratase y mostrase la información requerida. Todo esto, ya lo teníamos hecho mediante un excel en el que una vez bajada la información desde nuestro ERP (Navision). Seleccionando el cliente y ejecutando una macro, no sólo daba la información requerida, sino que además incluía estadísticas y gráficos. Nuestra necesidad estaba clara, se trataba de replicarlo en nuestro CRM para que fuese accesible de manera simultánea y en la herramienta con la que estaba habituado a trabajar nuestro equipo de ventas.

Ante mi sorpresa nuestros encorsetados interlocutores empezaron a darnos una clase magistral sobre Data Mining, Cristal Reports, nuevas tendencias del mercado de las TI,... amén de un sinfín de términos de los que ya no me acuerdo porque conociendo el percal desconecté a las primeras de cambio. Al final del anuncio, les explicamos que todo aquello estaba muy bien, pero que no era lo que necesitábamos. La pregunta era ¿podéis hacer lo que os hemos pedido?. Nos miraron reteniendo su frustación para decir que ellos para hacer eso no se ponían... ¿que para hacer eso no se ponían...?, ¡Pero amigo...! ¡...si pare eso te hemos llamado!. ¿No podías haberlo dicho cuando te comentamos lo que queríamos por teléfono?.

Lo más gracioso de todo es que esto era algo que ya teníamos, les llamamos por una discutible necesidad y si nos dejamos engatusar acabamos con una herramienta que quizá nos hubiera proporcionado lo que buscábamos, junto con muchas más cosas que no nos servían para nada, a un precio desorbitado y con unos costes de mantenimiento injustificables.

Optimizar es sacar el máximo partido a las herramientas de las que disponemos. Microsoft Office es una herramienta que ofrece infinitas posibilidades para la gestión de empresas, en concreto, el aprovechamiento medio del excel se estima en un 10% de su capacidad. La combinación de conocimientos en administración/gestión y de excel permiten desarrollar herramientas específicas, que permitirían incrementar considerablemente la eficiencia de las empresas así como reducir los costes en consultoría externa y aplicaciones.