Basics 13; Opciones para el cálculo

Hace unos días me comentó una persona lo fastidioso que era trabajar con una hoja de excel en la que tenía muchas fórmulas y en la que había que cambiar bastantes datos que afectaban al resultado. Cada vez que introducía un cambio en una celda la hoja recalculaba el resultado tardando unos segundos por lo que perdía mucho tiempo esperando. Lo achacaba al peso de la hoja y a la limitada potencia de su equipo. Le comenté que podría tener razón pero que ese problema tenía una solución muy sencilla.

Esta es la razón por la que vuelvo a introducir una entrada Basics para tratar uno de esos detalles que pueden agilizar la construcción de nuestras hojas, sobre todo, cuando el tamaño de las mismas empieza a ser considerable. Se trata de las Opciones para el cálculo.

Por defecto, Excel recalcula todo el libro cada vez que introducimos un dato en una celda. Para libros pequeños con pocas fórmulas esto no tiene influencia alguna. Sin embargo, cuando tenemos libros cuyo peso se empieza a medir en Megas, y con gran cantidad de fórmulas, el recalculo automático cada vez que introducimos un dato puede llegar a ser enervante. No es mucho tiempo, estamos hablando de segundos (2,5,8,…) pero cuya acumulación ralentiza nuestro trabajo de forma considerable.

En la cinta de opciones podemos manipular las opciones de cálculo dentro de la ficha Fórmulas, y grupo de comandos Cálculo.

El icono en cuestión es el que vemos en la imagen siguiente:

Desplegando la flecha presente en la parte inferior del mismo, vemos las opciones que nos ofrece. Fundamentalmente nos interesan dos:

• Automático, es la fórmula de cálculo standard.
• Manual, con ella Excel actualizará los cálculos en nuestra hoja cuando nosotros lo decidamos.

Seleccionado Manual, cada vez que queramos actualizar los cálculos, bastará con ejecutar uno de los dos comandos que aparecen al lado de Opciones para el Cálculo. Con la calculadora, calcularemos todo el libro y con el comando representado a través de una hoja sobre la calculadora, calcularemos solamente la hoja en la que estamos.

Como suele ser habitual en Excel, no es necesario dirigirse a los iconos al tener atajos disponibles para estos comandos, F9 para calcular todo el libro y Mayus + F9 para calcular sólo la hoja activa. Eso sí, hay que recordar que hasta que no los ejecutamos no se recalcula, no vayamos a tomar por definitivos los resultados antiguos...

Basics 12; Condicionales Y/O

Hoy vemos un par de funciones pertenecientes al grupo de condicionales que son de gran utilidad. Las funciones =Y(…;…;…) y O(…;…;…).

Estas funciones pueden ser más eficientes en determinados casos que el condicional =SI utilizado de forma anidada. Eso sí, no ofrecen la posibilidad de indicarnos qué pasa si la condición se cumple o no, simplemente nos muestra VERDADERO o FALSO, es decir si se cumple o no.

=Y(…;…;…) donde los argumentos representados entre “;” son pruebas lógicas a evaluar establecidas mediante igualdades o desigualdades (=,<,>,>=,<=).

Esta función verifica si todos los argumentos que se evalúan son verdaderos en cuyo caso nos mostrará como resultado VERDADERO, o en el caso de que al menos uno sea falso mostrará FALSO. Sirve por tanto para discriminar una situación como apta si se cumplen todas las condiciones necesarias para que lo sea. De este modo, si no se cumple una o más condiciones indispensables nos dará como resultado FALSO. Es en estos casos en los que radica la verdadera ventaja de =Y(…;…;…) sobre los condicionales =SI anidados.

=O(…;…;…)

Esta función es de funcionamiento idéntico al anterior. Sin embargo la comprobación que hace es muy diferente. Basta con que se cumpla una de las condiciones expuestas para que el valor sea VERDADERO.

Ambas funciones son muy fáciles, pero se suelen olvidar a la hora de construir hojas porque tendemos a utilizar una anidación de =SI. Empezar a utilizarlas requiere un pequeño esfuerzo porque hay que evaluar si compensa, hay casos en que la ventaja es evidente pero el hombre es un animal de costumbres…

Basics 11, TRUNCAR y ENTERO

La fórmula TRUNCAR se diferencia de la que vimos recientemente =REDONDEAR, en que elimina la parte a partir del número decimal especificicado. Tanto si truncamos el número 9,99 como si truncamos 9,08 obtendremos 9 en el caso de haber elegido 0 números decimales. Si hubiésemos elegido uno obtendríamos 9,9 en el primer caso y 9,0 en el segundo.

Sintaxis:

=TRUNCAR(Número; Núm_decimales)

Número.     Es el número que desea truncar designado como tal o por referencia a una celda.

Núm_decimales.     Es un número que especifica la precisión al truncar. El valor predeterminado del argumento núm_decimales es 0.

Para el caso de que nos interese truncar a 0 decimales, la formula truncar es equivalente a la fórmula Entero. La sintaxis de esta fórmula es muy sencilla, simplemente requiere identificar la celda cuyo contenido queremos convertir en entero.

Sintaxis:

=ENTERO(número). Siendo este como en los demás casos designado por sí mismo o en referencia a  una celda)

Es importante recordar que la fórmula =ENTERO redondea al entero inferior más próximo, es decir no redondea de la misma forma que la fórmula =REDONDEAR que lo hará al inferior o superior más próximo atendiendo al estándar de redondeo de decimales, superior o inferior a 5.

Basics 10; REDONDEAR

Ocurre en Excel, que aunque en una celda hayamos puesto un formato con sólo 2 decimales (y por tanto veamos por ejemplo 2,47), no quiere decir que el número almacenado en dicha celda esté redondeado del mismo modo. De hecho, Excel almacena ese número con los decimales necesarios (por ejemplo 2,46654748).

Este en apariencia insignificante detalle hace que nos encontremos con descuadres cuando estamos trabajando con una cantidad considerable de datos numéricos. Hay que tener en cuenta que generalmente, en los informes financieros un decimal no tiene porqué significar una pequeña cantidad. Podemos estar hablando de miles…

De este modo cuando queramos comparar varias fuentes de datos distintas, se pueden llegar a producir descuadres de una o incluso varias unidades al sumar varias celdas. Es posible que podamos obviar dichas diferencias, aunque si nuestros usuarios son mínimamente exigentes no les agradará descubrirlas, pudiendo incluso generar algo de desconfianza en nuestro trabajo.

Por otro lado, si los cálculos influyen en una construcción más compleja, que realice comprobaciones y checkings intermedios, o tenga macros dependientes de ciertas verificaciones, nos puede complicar la vida y dificultar la automatización.

La forma de solucionar este inconveniente es utilizando la fórmula REDONDEAR. Como su propio nombre indica, esta fórmula redondea un número con decimales a un número entero o al número de decimales especificado.

Sintaxis: 
=REDONDEAR(Número;Núm_Decimales)

=Redondear; Redondea.

Número; El número que desea redondear (puede ser el número en sí o la celda que lo contenga).

Núm_Decimales; Especifica el número de decimales que deseamos contenga el número anterior.

En la imagen siguiente podemos ver los efectos que tiene la Fórmula Redondear sobre distintos números.

Hay otras opciones para redondear que trataremos más adelante ya que pueden ser de utilidad para la construcción de determinadas aplicaciones; REDONDEAR.MAS/MENOS y REDONDEAR PAR/IMPAR,…

No hay que confundir la fórmula REDONDEAR con TRUNCAR sobre la que también trataré en breve.

Basics 9; COINCIDIR

Esta .fórmula .nos busca .un determinado .valor o texto en una .columna y nos. devuelve la posición que ocupa en dicha columna, así por ejemplo, si tuviéramos la clasificación de una maratón con el orden en el que han llegado los distintos dorsales, para determinar la posición en la que han llegado un determinado dorsal podríamos utilizar la fórmula coincidir. En este punto hay que decir que al igual que pasa con otras fórmulas como puede ser BUSCARV, en el caso de que existan dos valores o textos iguales en la lista y sea precisamente ese el que estemos buscando, nos dará la posición que ocupa el primero que encuentre.

Sintáxis:

= Coincidir ( Valor Buscado ; Rango de Búsqueda ; Tipo de Coincidencia )

Donde:
Valor Buscado: Es el elemento cuya existencia y posición queremos verificar en el rango de búsqueda.
Rango de búsqueda: Es la columna en la que buscaremos el valor objetivo.
Tipo de Coincidencia: Existen tres tipos:
0: Coincidencia Exacta; es el tipo óptimo y más aconsejable.
1: Da el mayor valor que es menor o igual que el objetivo, es decir que si no hay una coincidencia exacta, nos da el que más se le aproxima por abajo. Requiere que el orden del rango sea ascendente.
-1: Da el menor valor que es mayor o igual al objetivo. Por tanto, si no hay una coincidencia exacta nos dará el que más se le aproxima por encima. Requiere que el orden del rango sea descendente.

En la siguiente imagen vemos un ejemplo sobre la utilización de ésta fórmula: Tenemos el orden de llegada de una competición, identificando la posición con el número de dorsal y proporcionando el tiempo de llegada.

Para averiguar si el dorsal buscado está entre los 10 primeros y su posición utilizamos las celdas de la columna E para poner los dorsales a buscar y las adyacentes de la columna F para la fórmula que nos dará el resultado. Como se ve en la imagen, cuando la fórmula encuentra el dorsal nos da su posición y cuando no lo encuentra, nos da un mensaje de error #N/A.

Esta fórmula por sí sola y a puede aportar valor a nuestras aplicaciones, como por ejemplo para verificar la existencia de una entrada en una columna con muchas líneas, determinar la posición exacta de una entrada,… pero combinados sus resultados con otras se pueden construir soluciones muy simples pero de gran utilidad y valor añadido, como la que comentaba en la entrada Optimizar es sacar el máximo partido a lo que se tiene una Conciliación Bancaria a la que dedicaré una próxima entrada.

Basics 8; Tablas y Filtros

Las . tablas de datos son . uno de los . elementos de trabajo más . característicos de excel. Seguramente el contenido de esta entrada resultará familiar hasta a los usuarios con conocimiento más elemental, no en vano, esta entrada es del tipo Basics; Sin embargo, Excel 2007 introduce unas mejoras que me gustaría resaltar.

Supongamos una tabla de datos de una tienda de coches de segunda mano, en ella nos encontramos una serie de modelos con distintas características (color, caballos, número de plazas, número de puertas, velocidad máxima y peso).

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Tenemos la opción de construir una tabla automaticamente con excel para ello colocamos el cursor en cualquier celda de la tabla y ejecutamos el comando Tablas dentro de la cinta de opciones de la pestaña Insertar.

Nos aparecerá un cuadro de diálogo en el que se preguntará por el rango de la tabla, mostrando por defecto el que excel presupone y si la tabla tiene encabezados (títulos de las columnas).

Tras verificar y aceptar ese cuadro de diálogo, nos aparece la tabla con un nuevo formato y con la pestaña Herramientas de Tabla habilitada. Esta pestaña ofrece una serie de acciones que conviene explorar. Personalmente pienso que los comandos más útiles son los de Quitar duplicados (explicado en la entrada Tips & Tricks II) y Resumir con Tabla Dinámica (En mi lista de futuras entradas está una dedicada al trabajo con Tablas Dinámicas).

Unos de los elementos más útiles en la tabla que hemos construido son los filtros. Se representan gráficamente por un cuadrado con una flecha mirando hacia abajo situados a la derecha de cada uno de los encabezados de columna. Los filtros nos permiten seleccionar y mostrar solamente aquellos elementos que cumplan una (si seleccionamos sólo uno) o varias (si seleccionamos varios) características.

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Sin embargo, no es necesario crear la tabla tal y como hemos hecho para trabajar con filtros, podemos agregarlos directamente a nuestra tabla original. Para ellos sólamente debemos seleccionar bien toda la pestaña (haciendo click en el cuadrado superior izquierdo), o bien la propia tabla de datos y ejecutar el comando Filtro situado en la cinta de opciones de la pestaña del menú Datos.

En ese momento aparecerán los filtros en todos los encabezados de la tabla. Para filtrar datos debemos hacer click sobre el filtro, apareciendo todas las opciones de filtrado disponibles. En este caso activamos el filtro en la columna Color y seleccionamos el checkbox perteneciente al color Rojo.

Tras aceptar la ventana anterior nos aparece una tabla que contiene sólo los coches de color rojo. Podríamos seguir aplicando filtros en otras columnas si fuese necesario.

Existen más posibilidades de filtrado. Por ejemplo los filtros de texto, en ellos se puede filtrar una columna por su coincidencia o no con un valor, que empiece o termine por, que contenga o no contenga determinados caracteres y mediante filtros personalizados para construir restricciones más elaboradas.

Como ejemplo, vamos a utilizar la opción de filtro personalizado para seleccionar todos los modelos cuyo nombre comience por E o bien contenga la letra X. Para ello rellenamos las opciones como se aprecia en la imágen.

El resultado es una tabla con sólo 4 modelos que cumplen las condiciones que hemos especificado.

Una novedad del Excel 2007 es la posibilidad de filtrar por colores. Supongamos que tenemos nuestra tabla original en la que hemos coloreado los modelos que más nos gustan con un fondo verde. Excel nos permite filtrar la tabla según los formatos, creo que a estas alturas no hace falta ilustrar el resultado.


Por último, una de las mejoras de Excel 2007 en cuanto a filtros que más entusiasmo me produjo cuando la descubrí, está en la opción de filtrar fechas. Excel 2007 agrupa por sí solo en días, meses y años. Algo que las versiones anteriores no ofrecían y en muchas ocasiones es de gran utilidad.

Adentrarnos en la opción de Filtros de Fecha puede inducirnos a preguntas filosóficas sobre si es posible tanta felicidad...

Basics 7; Subtotales

Una herramienta .de utilidad a la .hora de presentar .resultados es la utilización del comando subtotales. Como casi todo en Excel, no es la única, existen otro tipo de herramientas como por ejemplo las Tablas Dinámicas que permiten al igual que los subtotales presentar los resultados agrupados en función de distintos criterios (sobre Tablas Dinámicas haré una entrada próximamente). Otro modo de hacer algo parecido sería la utilización de la fórmula SUMAR.SI, de la que tratamos en el post Basics 3; SUMAR.SI.

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Como todos hemos comprobado a medida que hemos ido avanzando en el conocimiento de Excel, es muy probable encontrar distintas maneras de hacer una misma cosa. La elección entre ellas se basa en matices de eficiencia en cuanto a la construcción o la ejecución.

A efectos didácticos, supongamos una tabla simple en la que tenemos una serie de productos con información sobre sus ventas, costes y beneficio.

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Para aplicar los subtotales a la tabla, primero debemos ordenar la tabla según el elemento sobre el cual se van a calcular los subtotales, en este caso el producto, para ello seleccionamos la totalidad de la tabla a ordenar.

Aparece una ventana en la que tenemos distintas opciones, el check box mis datos tienen encabezados en este caso se activa ya que la tabla contenía títulos de columna. Lo desmarcaríamos si no hubiese títulos de las columnas y por tanto todas las filas de la tabla debieran entrar en la ordenación. El resto de los desplegables se seleccionan según la necesidad del momento, en principio no debería presentar dificultades.

Seleccionadas las opciones pulsamos sobre aceptar y obtenemos así la tabla ordenada.

En este momento podemos ejecutar el icono Subtotal dentro de la parte Esquema de la cinta de opciones del menú Datos.

En la ventana que aparece, elegimos en los desplegables: Para cada cambio en Producto, utilizar la función Suma, agregando subtotal a las columnas que tienen datos numéricos (por tanto Ventas, Coste y Beneficio). Como se aprecia en la ventana, podemos hacer también otras operaciones en la línea del subtotal, como contar, promedios...

Tras este paso aparece la tabla con los subtotales por producto.

Nótese los cuadros con + y - de la parte de la izquierda. Estos desplegables nos permiten expandir (+) o contraer (-) las filas que contienen los componentes individuales a las que se refiere cada subtotal. Si observamos en la esquina superior izquierda, a la altura de los títulos de columna, vemos unos números dentro de un recuadro 1, 2, y 3. Pulsando sobre ellos expandimos o contraemos todos los subtotales así podremos mostrar sólo el Total General con el 1, los subtotales con el 2 y todos las filas con el 3.

Basics 6; Fechas / Horas,...

Es probable que en. alguna ocasión. tengamos .la .necesidad de .trabajar con fechas, para calcular cuanto tiempo lleva vencida una factura, cuanto tiempo lleva un material en stock...

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En la siguiente imagen tenemos un par de fórmulas que nos dan información sobre el momento actual. El resultado de estas fórmulas se actualizará cada vez que realicemos una operación en cualquier parte del libro de excel que implique un cálculo (por ejemplo hacer doble click en una celda y pulsar enter, si tenemos seleccionada la opción de cálculo automático).

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=HOY(), Devuelve la fecha del día actual.

=AHORA(), Devuelve la fecha y hora del día actual.

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La ventaja de utilizar estas fórmulas reside en que cada vez que abramos el libro o realicemos un cálculo en él tendremos la fecha actualizada, evitando así tener que introducir manualmente la fecha actual cada vez que utilicemos el libro.

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Partiendo sobre la base de las fechas calculadas antes, podemos descomponer sus elementos en caso de que nos interese el mes, día, minuto, segundo, o número de semana en el que nos encontramos:

=MES(celda) nos da el número de mes de una fecha en valor o de las fórmulas anteriores.

=DIA(celda) nos da el número de día de una fecha en valor o de las fórmulas anteriores.

=DIASEM(celda,2) nos da el número de día de una fecha en valor o de las fórmulas anteriores, en la celda está la fecha y el 2 significa que se empieza a contar en Lunes, (1 sería en Domingo).

=MINUTO(celda) nos da el minuto que refleja la celda.

=SEGUNDO(celda) nos da el segundo que refleja la celda.

=NUM.DE.SEMANA(celda) nos da el número de semana del año que implica una fecha.

Una fecha en excel tiene un valor numérico equivalente con el que podemos trabajar para calcular periodos de tiempo entre dos fechas. Podemos ver el número que corresponde a una fecha poniendo en formato de número sin decimales la celda que contiene la fecha; para ello:

Con el botón derecho sobre la celda que contiene la fecha, seleccionamos la opción formato de celdas.

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En la pestaña Número de la ventana que aparece al seleccionar la opción anterior elegimos la categoría número sin posiciones decimales.

De este modo podemos calcular los días que hay entre dos fechas, o también es posible hacer cálculos sobre el vencimiento, por ejemplo sumando 30, 60,... días a la fecha de emisión de la factura... en general cualquier operación con fechas que necesitemos.

Por último decir que cuando queremos operar con dos fechas, no es necesario tenerlas en formato número, lo que sí es necesario es que la celda en la que introducimos la fórmula (por tanto la celda que mostrará el resultado) esté en formato número para ver el número de días.

Basics 5; Condicional SI

En numerosas ocasiones debemos de introducir un elemento de decisión que dirija los cálculos por caminos distintos en función de las condiciones o características de los datos. En esos casos utilizamos los condicionales.

En este caso vamos a tratar el condicional =SI(...;...;...), la sintaxis de esta función es:

=SI( Si se cumple

...; esta condición

;...; Valor si verdadero; es decir, si se cumple, ponme esto

;...) Valor si falso; es decir, en caso contrario ponme esto otro

Supongamos que tenemos una lista de personas con su altura y peso. Tenemos que distribuirlas entre dos equipos; los de altura superior a 1,75 m serán aptos para el equipo de Baloncesto y los que pesen menos de 65 kg, serán aptos para otro de Jinetes.

Las fórmulas a aplicar serán:

Para el equipo de Baloncesto: =SI(Celda>1,75;"apto";"descarte")

Para el equipo de Jinetes: =SI(Celda>65;"descarte";"apto")

Hasta Excel 2007 era posible anidar hasta 7 condicionales en uno cuando la estructura de decisión era más compleja. Por tanto podíamos poner hasta 7 restricciones en una sola fórmula. Ahora según he leído se pueden anidar hasta 64 condicionales, lo que no he comprobado, pero intuyo que satisface cualquier necesidad. En el caso anterior vamos a encadenar 2 condicionales para determinar las personas que no han sido asignadas a ningún equipo y que por lo tanto están disponibles para otra actividad.

Las fórmulas a aplicar serán:

=SI(Celda de altura<=1,75;SI(Celda de peso>65;"libre";"ocupado");"ocupado").

=SI(Celda de altura<=1,75; condición

SI(Celda de peso>65;"libre";"ocupado") valor si verdadero, que es la segunda condición encadenada, por lo tanto se compone de otra condición Celda de peso>65, un valor si verdadero "libre", un valor si falso "ocupado"

Valor si falso, es decir, lo que pasa cuando no se cumple la primera condición "ocupado"

En el segundo ejemplo de condiciones anidadas, podemos ver como la condición no necesariamente tiene que ser una operación aritmética, también puede ser una condición de texto.

=SI(celda 1="descarte";SI(celda 2="descarte";"libre";"ocupado");"ocupado") donde celda 1 es la celda que dice si se es apto o no para el equipo de baloncesto y celda 2 la correspondiente al de jinetes.

En ocasiones es útil que la condición sea la ausencia de contenido en una celda; supongamos que tenemos una lista de elementos con una medida y para aquellos elementos que no tengan medida le queremos poner la media; la fórmula sería:

=SI(valor de la celda="";media de los valores;valor de la celda)

Basics 4; Tratamiento de Textos

Vamos a ver en esta parte una serie de fórmulas que nos permiten tratar textos. Es posible que tengamos una base de datos en la que necesitemos modificar el contenido de celdas, podríamos hacerlo manualmente pero existen una serie de fórmulas que nos permiten ahorrar tiempo.

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Utilizando estas fórmulas o combinandolas se pueden homogeneizar la mayoría de conjuntos de entradas en una tabla, por ejemplo en el caso de que haya distintos usuarios que no hayan seguido un criterio homogéneo a la hora de introducir datos y con posterioridad se requiera homogeneizarlos para poder operar con ellos.

En la primera imagen podemos ver las fórmulas de DERECHA, IZQUIERDA, EXTRAE, LARGO Y ENCONTRAR cuya sintaxis es muy sencilla y explico a continuación:

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DERECHA: Devuelve un número de caracteres empezando por la derecha.

Muestra de la celda X, Y caracteres empezando por el de la derecha.

IZQUIERDA: Devuelve un número de caracteres empezando por la izquierda.

Muestra de la celda X, Y caracteres empezando por el de la izquierda.

EXTRAE: Devuelve un número de caracteres a partir de una posición determinada.

Muestra de la celda X

A partir de Zetaavo valor empezando por la izquierda

Y caracteres. (si queremos que llegue hasta el final ponemos un número lo suficientemente grande).

LARGO: Nos indica la longitud de la cadena de texto.

Díme cuantos caracteres tiene la celda X

ENCONTRAR: Indica la posición contando desde la izquierda en la que empiezan determinados caracteres dentro de una cadena de texto.

Díme en que posición se encuentra el siguiente "texto" dentro de una celda.

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Para homogeneizar entradas manuales en una tabla también son útiles las fórmulas MAYUSC, MINUSC y NOMPROPIO. En estos casos la sintaxis es elemental, hacen lo que su propio nombre indica sobre lo que hay en una celda.

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MAYUSC: Pásame a mayúsculas todas las letras de la celda X.

MINUSC: Pasa a minúsculas todas las letras de la celda X.

NOMPROPIO: Escribe en mayúscula la primera letra de cada palabra de la celda X.

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En la entrada Tips & Tricks III, podréis. encontrar otras dos. herramientas útiles para homogeneizar textos; REEMPLAZAR Y SUSTITUIR. Están incluidas en la sección de trucos y consejos al ser su actuación prácticamente idéntica a la del comando REEMPLAZAR del menú de excel.

Basics 3; SUMAR.SI

Esta función es muy útil cuando. tenemos una tabla de datos y nos .interesa. la suma de los elementos que cumplan una condición. Como explico en otra entrada, la mejor manera para agrupar y resumir información de una base de datos con forma de tabla es a través de las Tablas Dinámicas. Sin embargo, puede ser más eficiente la utilización de un SUMAR.SI.

SUMAR.SI pertenece al grupo de los condicionales y su sintáxis es la siguiente:

Súmame

De la columna en la que aparecen las categorías establecida por la celda superior e inferior

Cuando coincidan con la categoría seleccionada pudiendo ser esta el contenido de una celda o un texto entre ""

los valores de una determinada columna establecida igual que la anterior

Supongamos que tenemos la siguiente tabla de datos: Un cuadro con información sobre personal referente a los centros de coste pertenecientes a un departamento y a su vez a una área. Por tanto en esta tabla hay distintas posibilidades de agregar los datos.

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En una Tabla Dinámica podríamos resumir y mostrar toda la información, pero puede ser que no nos interese mostrar toda la tabla, o incluso si la tabla de origen de datos es muy extensa, que sea más eficiente buscar sólo los datos que nos interesan.

SUMAR.SI es de gran utilidad en la elaboración de informes. Si no disponemos de Excel 2007, puede ser interesante utilizar el truco visto en el post sobre Encadenar Texto para poder tener categorías unívocas. Sin embargo, Excel 2007 introduce una signivicativa mejora a este respecto: SUMAR.SI.CONJUNTO que hace lo mismo que SUMAR.SI pudiendo considerar varias categorías.

Basics 2; Encadenar Celdas

Una función extremadamente. simple y que puede. complementar a otras funciones es la de CONCATENAR, junto con ésta, hay aún otra más sencilla: & que hace lo mismo y es más rápida.

Básicamente sirve para hacer una cadena de texto con el contenido de varias celdas. Así si en la celda A1 tenemos AB y en la B1 tenemos CD, utilizando =CONCATENAR(A1;B1) obtendremos ABCD. Obtenemos el mismo resultado si utilizamos =A1&B1.

En el caso de que queramos introducir no sólo el contenido de una celda sino un texto en particular, debemos introducirlo entre comillas, así =A1&"OK" añade OK al contenido de la celda A1. Si lo que quisiéramos es introducir un espacio en blanco se añadiría el espacio entre las comillas " ".

Ejemplo simple; tenemos Nombre, Apellido, Apellido en las celdas A1, B1 y C1 y queremos ponerlos todos juntos separados por espacios: D1=A1&" "&C2&" "&C3.

Pero estas funciones tienen otras utilidades y pueden servir de apoyo para la utilización de otras funciones en excel. Excel 2007 ha incorporado mejoras en algunas funciones como por ejemplo =SUMAR.SI que hacen innecesario este truco, pero se puede utilizar en otras, o simplemente podemos no tener aún el Excel 2007.

Supongamos que queremos hacer algo parecido a lo que hicimos cuando explicamos la fórmula BUSCARV. En esta ocasión tenemos una pequeña dificultad, cada producto puede tener varios modelos que se diferencien por ejemplo en el color y que dicha diferencia implica una variación en el precio o coste. Esto hace que no podamos utilizar diréctamente BUSCARV, ya que nos indicaría el primer producto que encontrase con el código solicitado, sin atender al segundo criterio del modelo.

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La solución a este inconveniente sería la que se muestra en la imágen, añadir una columna a la izquierda de la tabla en la que uniríamos producto y modelo para tener una relación unívoca de objetivos de búsqueda.

Si quisiéramos ahora ver la información de un producto y modelo concreto, tendríamos las opciones que comenté en su momento al explicar =BUSCARV; Imprimir la tabla y buscarlo en el papel..., aplicar filtros a la tabla y seleccionar en ellos producto y modelo, o bien utilizar un BUSCARV en el que el código de referencia sería el de la columna A.

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Así pues, siempre que necesitamos crear datos nuevos en una tabla utilizando los existentes para poder operar con ellos podemos utilizar CONCATENAR o &.

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Para seguir operando con tablas de datos, en breve explicaré el funcionamiento de la fórmula SUMAR.SI y de la realización de TABLAS DINÁMICAS.

Basics 1; BUSCARV

Una de las funciones que primero. se aprenden en excel es la de =BUSCARV. No obstante, según mi experiencia al pasar por varias empresas, mucha gente la desconoce. Por eso, como considero que es una función indispensable, extremadamente útil y muy sencilla, la incluyo junto con otras que iré añadiendo en una categoría de fórmulas básicas indispensables.

Supongamos que tenemos nuestro Maestro de Productos en una pestaña de un libro de excel. En la simplificación que podéis ver en la imagen, se puede apreciar una tabla con 5 columnas:

1ª El código del producto.

2ª Su peso en kg.

3ª El plazo de entrega al cliente.

4ª El precio de venta.

5ª Su coste.

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Como os comento se trata de una simplificación con fines didácticos, podéis imaginaros cómo sería una tabla real para una empresa con infinidad de productos y con muchas más características a considerar para cada uno de ellos.

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En el caso de que quisiéramos buscar una característica concreta de un producto concreto tendríamos varias maneras de hacerlo. Desde imprimir todo el maestro y buscarlo en el papel físico (os puedo asegurar que me he encontrado con gente que utilizaba ese "procedimiento"), aplicar filtros a la tabla y seleccionar el producto que queremos en la columna Producto (lo que es muy engorroso cuando la tabla contiene muchos productos). O podemos utilizar la fórmula =BUSCARV, que nos buscará de forma automática la información requerida en la tabla.

La sintaxis de la fórmula se podría traducir en:

Busca

Un producto "entre comillas" o bien el que contiene una celda

En la matriz definida por dos celdas, esquina superior izquierda:esquina inferior derecha

Y me devuelves el valor que de la columna... la primera columna es la de los productos
La coincidencia debe ser exacta para ello se pone 0

Podéis ver la fórmula tal cual se escribe en la imagen superior. En ella estamos diciendo que nos busque el contenido de la celda B1, (en lugar de escribir en la fórmula "ProductoX", ya que así cada vez que cambiemos el producto en la celda B1 se refrescarán los datos automáticamente.

El resultado final es que cada vez que pongáis un código que se encuentre en la tabla del Maestro de Productos, aparecerá la información detallada de forma automática. En el caso de que introduzcáis un código de producto que no exista en la tabla, las fórmulas darán un error del tipo N/A.

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Existen una serie de condiciones para la utilización de esta fórmula:

• La tabla de búsqueda es conveniente que esté ordenada alfabéticamente.
• No debe haber duplicidades en los códigos buscados, ya que si las hay (el mismo código de producto aparece 2 veces en la tabla), BUSCARV trabajará con los datos del primero que se encuentre.

La fórmula =BUSCARV juega un papel importante, entre otras muchas posibilidades, para la creación de formularios. Próximamente incluiré un ejemplo sobre cómo crear una ficha de productos que se alimente del Maestro de Productos.