Asesoría en Excel & VBA - Automatización de la Reclamación de Deuda a Clientes

Reduzca el periodo medio de cobro a sus clientes optimizando la función de reclamación.

• Coordinando y registrando las actividades de Reclamación de Deuda evitando olvidos e incumplimiento de los plazos establecidos por la política de la empresa.
• Automatizando el envío de mails de reclamación. Enviando a cada cliente una comunicación personalizada que incluya detalladas y adjuntas las facturas pendientes de pago.
• Consultando preventivamente las facturas de próximo vencimiento. Actuando proactivamente con envíos igualmente personalizados.
• Monitorizando en tiempo real el resultado de la actividad, ayudando a establecer prioridades y motivar al usuario.

Aunque la actividad de la Gestión de Cobro a Clientes apoya su eficiencia mucho antes del vencimiento de la deuda, con un adecuado Control de Crédito a Clientes. Es inevitable que nos encontremos con facturas que llegado su vencimiento permanecen impagadas.

Efectuar la reclamación a nuestros clientes de manera sistemática y disciplinada es la manera de reducir el tiempo en el que nuestros créditos pendientes de cobro pasan a nuestra tesorería.

El proceso no es complicado pero sí laborioso, combinando comunicación escrita con telefónica. Será coveniente ceñirse a los plazos establecidos para lo que hay que coordinar todas nuestras acciones, y documentarlas para su recuperación en caso necesario.

Es posible ahorrar horas de trabajo en la función de reclamación utilizando una aplicación construida con las herramientas de las que dispone y cuyo funcionamiento es inmediatamente asimilable por ese mismo motivo.

Xcl NT - Reclamación de Deuda a Clientes

Xcl NT; Mailings Personalizados

Con Excel y VBA es posible construir herramientas para el envío de mailings a un gran número de destinatarios en segundos, simplemente con la ejecución de una macro.

No sólo podemos construir una carta tipo para todos; También podemos personalizarlas en función de los criterios que deseemos. Podemos adjuntar uno o varios archivos comunes o individualizados para cada receptor...

Envíe campañas promocionales a cientos de destinatarios en segundos. Reclame sus facturas pendientes de cobro a sus clientes adjuntándolas en formato .pdf. Reparta de forma inmediata a múltiples personas invitaciones, documentos, notificaciones,...

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Con Excel y VBA podrá además crear aplicaciones que realicen seguimientos y reenvíos en función de las circunstancias específicas que usted establezca. Plantéenos su idea sin compromiso, se la construimos a medida.

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Xcl NT; Herramientas de Reporting

La distinta localización física de las filiales o sucursales de una empresa, o la existencia de diferentes empresas pertenecientes al mismo grupo con un cierto grado de autonomía administrativa, requieren de una herramienta para la centralización y consolidación de la información. Esta actividad es lo que comúnmente conocemos como Reporting.

La información objeto de Reporting suele ser información agregada presente en el Sistema de Gestión / Enterprise Resource Planning (ERP) o también puede ser información elaborada expresamente por fuera de los sistemas con el objeto de ser consolidada en la central y así tener la información relevante de todas las unidades.

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Es habitual y según los casos muy recomendable la adquisición de una herramienta de reporting. Sin embargo esta necesidad puede ser del mismo modo satisfecha utilizando las herramientas de las que disponemos.

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Se puede construir con Excel y VBA una herramienta para la introducción de la información según el formato determinado por los usuarios finales. Extraer con dicha herramienta un archivo cifrado que se envía a la central donde se invertirá el proceso para consolidar la información. Del mismo modo, se podrá almacenar el histórico tanto individual como agregado para su utilización en informes y análisis.

Si la disponibilidad presupuestaria o las necesidades de la empresa no aconsejan la adquisición de un paquete de reporting. Excel y VBA son buenas herramientas para construirlo.

Xcl NT; Cálculo y Presentación del Cuadro de Mando Integral / Balanced Scorecard

Existen en el mercado numerosas aplicaciones y plantillas para la representación de un Cuadro de Mando Integral / Balanced Scorecard. Permiten visualizar los Key Performance Indicators (KPI's) y conservar el histórico de los mismos. Sin embargo, esta es la última fase de lo que representa la herramienta del CMI.

El CMI por su propia definición es único para cada empresa ya que expresa y monitoriza la estrategia de la misma, influida por sus características y condicionantes internos y externos. Es por tanto imposible establecer un CMI aplicable a dos empresas.

Añadida a la exclusividad de su concepción, el proceso de construcción de un CMI también es único para cada empresa; depende de la Organización de la propia empresa, sus Herramientas de Gestión, su Forma de Trabajo,...

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Una vez hecho el ejercicio de diseño del CMI coherente con la estrategia de la empresa, la aportación de Valor Añadido realmente significativa en su construcción y utilización continuada es la obtención y tratamiento periódico de la información. Esta actividad fundamental, en la inmensa mayoría de los casos, inevitablemente va ligada a Excel.

Se puede homogeneizar la información, tratarla, completarla y analizarla utilizando Excel y VBA de forma automática. Esta es la parte más costos en términos de tiempo de trabajo, en la elaboración y utilización en el tiempo de un CMI. Y es precisamente la parte que no se puede estandarizar al ser un proceso único para cada empresa.

Posteriormente con Excel y VBA podemos proporcionar cualquier representación gráfica (semáforos, velocímetros, termómetros,...) y su almacenaje para su utilización sobre demanda libre o limitada por criterios de privilegio en la confidencialidad.

Ponemos a su disposición nuestro conocimiento técnico en Excel y VBA, para la construcción de la herramienta tanto en lo referente a su representación como a la automatización de su cálculo. A esto añadimos nuestra experiencia en la implementación de este tipo de herramientas en distintas empresas.

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Xcl NT; Control de Hitos y Coordinación de Equipos

Una necesidad recurrente en la empresa consiste en la coordinación de actividades y seguimiento de su cumplimiento.

Como ejemplos de esta actividad podemos citar entre otros:

• Proyectos en los que hay que cumplir con determinados hitos o milestones en su ejecución, y cuya omisión implica penalización económica.

• Envío de documentación referente a Riesgos Laborales para hacer trabajos en otras empresas, y cuya falta implica la imposibilidad de realizar dichos trabajos hasta que se subsane.

• Solicitud de determinada documentación a nuestros clientes para poder facturar y cobrar como Actas de Recepción o Aceptación, Documentos de Homologación, etc. Cuya omisión implica retrasos en el cobro.

Imaginemos un coordinador con alguna de estas necesidades. Este Coordinador o Project Leader tendrá controlados en su agenda las fechas clave e intentará asegurar con los Responsables que cada hito se cumple según lo previsto. Ahora imaginemos que ese coordinador es responsable de 40 proyectos distintos. Su vida puede resultar realmente complicada.

Nuestra propuesta ante esta necesidad es una aplicación que ejerza de Coordinador. Dicha aplicación nos envía un mail personalizado, tanto a nosotros como a cada uno de los responsables, alertando de las actuaciones requeridas.

La capacidad de Excel y VBA para automatizar tareas y ejecutarlas de forma precisa hace que sea indiferente llevar 2 proyectos que 200. Con la antelación que deseemos, se generarán los avisos necesarios para que ningún hito se nos pase por alto.

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Xcl NT; Reconstrucción de Modelos en Excel

Prácticamente todos los que hemos pasado por distintos departamentos de administración hemos tenido la vivencia de tener que trabajar con hojas de Excel heredadas de usuarios que a su vez heredaron de otros sin que haya una visión clara de su funcionamiento, partes o fiabilidad.

Dichas hojas, que seguramente fueron una buena solución en un principio, al pasar por varios usuarios han sido ampliadas y retocadas perdiendo el enfoque. Posiblemente han quedado obsoletas en parte, lo que se suple con parches y correcciones añadidas. El paso del tiempo tiende a empeorar la situación. La acumulación de parches, se convierten en un auténtico suplicio para el encargado de lidiar con ellas. Ciertamente lo más conveniente sería construirlas desde cero, pero no hay nadie en la empresa que comprenda la hoja, disponga del tiempo o los conocimientos técnicos necesarios para hacerlo.

Partiendo de la información disponible, con el objetivo en mente de lo que se pretende conseguir y disponiendo de los conocimientos necesarios de Excel y VBA, es relativamente sencillo analizar los parches intermedios para reconstruir el modelo, o incluso hacer un nuevo análisis de la necesidad y elaborar una nueva aplicación desde cero. En ambos casos ganaremos en fiabilidad y rapidez.

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Xcl NT; Cálculo Automático y Presentación de Informes

La necesidad de elaboración de informes es universal en toda la empresa y de manera especial en los departamentos de Administración y Finanzas.

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Para los decisores, disponer de la información precisa en tiempo y forma es fundamental para poder tomar las decisiones acertadas. Esto hace que haya periodos de tiempo (aproximadamente una semana completa con periodicidad mensual) en los que la carga de trabajo aumenta de forma considerable. Varias personas dedican la mayor parte de su tiempo a la extracción y elaboración de la información.

Dependiendo del grado de automatización de estas tareas, la elaboración de estos informes generalmente sujetos a plazos de entrega ajustados suponen no sólo un coste de oportunidad en lo referente al tiempo, sino también un coste de credibilidad y bienestar debido a la incertidumbre en cuanto a la presencia de errores y sobrestress asociado.

La utilización de macros, creación de formulaciones específicas mediante VBA y en general el aprovechamiento de las capacidades en cuanto a automatización y cálculo de Excel permiten la obtención de cualquier informe de manera automática. Informes de Ventas, P&L's desagregadas, Informes de Stock, de Deuda Vencida, Working Capital, Cash Flow,... Cualquier informe se puede automatizar ganando en tiempo y fiabilidad.

El trabajo de horas, e incluso días, dedicado a la elaboración de informes se puede sustituir por la inmediatez y exactitud de un proceso automático que trata y presenta la información según las necesidades de la empresa.

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Por último, las posibilidades de presentación son prácticamente ilimitadas en función de la voluntad del usuario final. Existiendo la posibilidad de crear informes interactivos que muestren diferente información según las necesidades o privilegios en cuanto a confidencialidad del usuario que los utiliza.

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Xcl NT; Homogeneización de Bases de Datos

Todos nos hemos encontrado en alguna ocasión con la necesidad de homogeneizar una Base de Datos que al haber sido generada a lo largo del tiempo por distintos usuarios y con criterios distintos, no presenta un formato homogéneo.

En un momento dado, con la creación de un nuevo desarrollo o aplicación, es necesaria la introducción de la información presente en nuestro histórico en un formato único del que no se dispone. Presencia indistinta de mayúsculas y minúsculas, abreviaturas, espacios, guiones, barras,...

No disponer de las herramientas necesarias para homogeneizar la información, implica horas de tedioso trabajo manual y lo que es peor, riesgo de error que puede llegar a comprometer la efectividad del nuevo proceso.

En Xcl NT disponemos de herramientas que facilitan la homogeneización de estas Bases de Datos ganando en tiempo y seguridad.

Xcl NT; Automatización y Tratamiento de Información

Evite horas de monótono trabajo manual con su correspondiente riesgo de error por fatiga. Sustitúyalo por la ejecución de una macro en Excel, que en segundos le permitirá dedicar ese tiempo a lo realmente importante.

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Es prácticamente generalizada la necesidad de tratar datos con el objeto de obtener un formato determinado o para obtener una información agregada que no proporciona nuestro sistema de gestión o ERP. Bien porque la necesidad apareció después de configurarse o porque el propio sistema no dispone de esa funcionalidad.

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Es muy probable que nos encontremos ante un proceso tedioso en el que hay que bajar a Excel los datos, ya sea directamente o mediante una interface. Una vez bajados, esos datos están dispuestos de modo en que hay que trabajar con ellos para que tengan el formato adecuado. Posteriormente, es posible que haya que tratar los datos añadiendo información no presente según distintos criterios o cruzando distintas fuentes.

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Cualquier necesidad de formateo y elaboración de información puede ser resuelta utilizando Excel y VBA. Las ganancias en tiempo y precisión superan con creces su pequeño coste.

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Xcl NT; Aplicaciones Específicas.

Las aplicaciones genéricas ofrecen soluciones genéricas basadas en un cliente tipo o promedio. En la mayoría de los casos, estas soluciones genéricas no se adaptan a las necesidades específicas de cada empresa.

Para Xcl NT el cliente tipo no existe. De hecho, no existen dos clientes iguales por lo que no existen dos necesidades iguales. Queremos conocerle, saber qué necesita y proporcionárselo de manera precisa, rápida y al menor coste.

Gracias a las Nuevas Tecnologías es posible satisfacer micro-mercados, el objetivo es vender más de menos. Cada cliente obtiene exactamente lo que necesita a un coste razonable al utilizarse las herramientas de las que ya dispone. Los conceptos tradicionales de coste de producción y distribución pierden su significado. Los costes de aprendizaje por parte del usuario prácticamente se eliminan al utilizar herramientas a las que está habitualdo.

Imagine lo que podría hacer si dispusiese de una herramienta asequible que le permitiese sortear sus dificultades. En Xcl NT podemos proporcionársela.