Seguridad en Excel; Proteger Celdas

En una. de- las- empresas -para- las -que he- trabajado, era -el encargado -de coordinar el reporting de una unidad de negocio de una multinacional. Ocasionalmente tenía que recopilar información de los distintos países para lo que creaba un formato en Excel que debían cumplimentar y devolver.

Por supuesto, pensaba que sesudos controllers no tendrían dificultades en rellenar unos simples formatos y devolverlos de modo que pudiese automatizar la consolidación de datos de manera sencilla.

Fue entonces cuando descubrí que la capacidad creativa de un controller no tiene límites, incluir columnas o filas variando la estructura del formato o introducir información relevante en celdas fuera del mismo fueron cosas de cuya insospechada existencia tuve constancia.

Para evitar estas situaciones es para lo que utilizamos el bloqueo de celdas. Podemos construir un formato en Excel bloqueando todas aquellas celdas en las que no debe introducirse información, dejando exclusivamente las apropiadas. No nos garantiza nada, después de eso a mí me han enviado las cifras redactándolas por email… pero ciertamente limita las posibilidades de los saboteadores y si además gozamos de la autoridad suficiente para imponer el envío de los datos de una determinada forma, habremos conseguido tener una materia prima homogénea para nuestra consolidación.

Supongamos que tenemos una simple tabla de datos en la que queremos que distintas personas rellenen una serie de celdas con fondo amarillo. En la misma tabla habrá otro tipo de celdas con fondo gris que serán totales o datos dados que no se deben modificar. Por otro lado, también debemos evitar la escritura del resto de superficie de la hoja, evitando así que datos que deben entrar en los cálculos se sitúen fuera del formato construido.

El primer paso a la hora de bloquear celdas para escritura es seleccionar todas aquellas celdas que deben poderse editar. Con ellas seleccionadas, acudiremos a la ventana Formato de celda, para ello abrimos el menú Contextual con el botón derecho y seleccionamos la opción Formato de celda.

Acudimos a la pestaña Proteger. Vemos que hay dos chek boxes disponibles, uno de ellos seleccionado por defecto (Bloqueada). Debemos des-seleccionar ese check box tal y como muestra la imagen.

Una vez hecho esto acudimos a la ficha revisar, y dentro del grupo de comandos Cambios de la cinta de opciones ejecutamos Proteger hoja. No nos entretendremos con ello ya que podéis consultar el procedimiento detallado en la entrada Seguridad en Excel; Proteger Libros y Hojas.

El resultado es que podremos introducir datos en las hojas habilitadas a tal efecto y si intentamos introducir información en las celdas bloqueadas nos aparecerá un mensaje impidiéndolo tal y como podemos observar en el vídeo.

Resumiendo el mensaje nos alerta de que la celda está protegida y no se puede escribir salvo que se introduzca la contraseña.

Del mismo modo, es aconsejable proteger la estructura del libro para evitar sorpresas. El procedimiento para proteger el libro lo podéis encontrar también en la entrada Seguridad en Excel; Proteger Libros y Hojas.