Control de cambios

En aquellos casos en los que una hoja sea utilizada y modificada por varios usuarios, suele ser interesante tener controlados los cambios que se realizan y por quien. Esto incrementa la confianza y seguridad del responsable de la misma ya que puede revisar los cambios efectuados.

En ocasiones ni siquiera hace falta que utilicen la hoja varias personas para que nos interese disponer de una herramienta que nos proporcione la trazabilidad de nuestros propios cambios.

Excel ofrece una herramienta para identificar los cambios realizados tanto mostrando el valor inicial y final de la celda cambiada, como identificando el usuario que ha realizado el cambio, momento en que lo ha realizado,… Pero no se queda ahí, además de permitirnos realizar esta revisión nos permite aceptar o rechazar dichos cambios.

El comando Control de cambios se sitúa en la Cinta de Opciones dentro de la ficha Revisar.

Ejecutando este comando, acedemos a una primera elección en cuanto a la acción a realizar. En primer lugar, debemos indicarle a Excel que queremos resaltar los cambios (ya que la segunda opción es la de Aceptar o Rechazar los cambios existentes, que en un libro nuevo serán ninguno).

Ejecutando resaltar cambios, se abre la ventana Resaltar Cambios. En la que podremos identificar qué cambios queremos monitorizar.

El control de cambios sólo se encuentra disponible para libros compartidos. Por tanto es necesario activar el primer check box con el que el libro se comparte automáticamente. En cuanto al resto tenemos la posibilidad de configurar la información a controlar.

Cuando, Todos o a partir de una fecha determinada.

Quién, Todos o solamente determinados usuarios.

Dónde, Se puede limitar el área de nuestro libro en la que se monitorizarán los cambios. En caso de no indicar nada se entenderá todo el libro.

A la hora de mostrar los cambios tendremos dos opciones:

Resaltar cambios en pantalla; con esta opción aparecerán resaltadas en azul las celdas en las que ha habido cambios con un comentario en cada una de ellas mostrando los detalles.

Mostrar cambios en una hoja nueva; Personalmente prefiero esta opción. Aparece una nueva pestaña en nuestro libro llamada Historial en la que aparecen resumidos todos los cambios con su información.

Aceptar o rechazar cambios.

Una vez que hemos trabajado con un libro y hemos guardado los cambios, tendremos la opción de Aceptar o Rechazar los cambios.

Ejecutando este comando Aceptar o rechazar cambios, nos aparece una ventana similar a la anterior, en la que podremos delimitar los cambios que queremos aceptar o rechazar por razón de tiempo, usuario o área de trabajo.

Tras delimitar los cambios a tratar mediante estos parámetros, aparecerán uno tras otro los cambios a revisar, hay que aceptar o rechazar cada cambio para pasar al siguiente. O en caso de que lo tengamos claro podemos aceptar o rechazar todos los cambios en bloque.