Decíamos ayer...

2.784 días han pasado desde mi última entrada. Mucho tiempo,... incorporarme a un trabajo ultra-exigente y la paternidad fueron poderosas fuerzas que me hicieron abandonar el blog. Afortunadamente Blogger ha mantenido mi cuenta estos casi ocho años, a pesar de mi prácticamente nula actividad. Cosa de la que en estos momentos le estoy muy agradecido.

"COMO PASA EL TIEMPO..." es una frase muy antigua, pero cada día que pasa tiene un significado más desafiante. Cada año tiene los mismos 365 días que tienen las mismas 24 horas, el reto es que en cada hora cada vez pasan más cosas.

Mi última entrada en 2012 iba de la aún sin estrenar versión de Excel 2013, comparándola con Excel 2010 y preguntándome si había justificación técnica para el cambio... que tiempos aquellos... Ocho años después no hay duda, tres años son una eternidad. La última innovación de hoy habrá sido sobrepasada por todos los flancos dentro de tres años.

Las características tecnológicas de un móvil de alta gama de 1000€ perfectamente serán igualadas, si no mejoradas por uno de gama medio-baja de... ¿150€? en 3 años.
Pero no sólo en tecnología, hace ya años que trabajamos en la nube, no se trataba en realidad de una tecnología nueva, pero si de una forma nueva de hacer las cosas.

Hardware, software, organización, profesiones, usos, gustos,... evolucionan a una velocidad endiablada y el cambio de uno acelera el de los otros. No hay escapatoria, es fundamental la actualización y formación permanente en todos los ámbitos para no quedarse atrás.

En 2012 aún dudaba en aferrarme a planteamientos filosóficos. ¿Bajarse del autobús?... cuidado, el autobús va muy muy rápido.

Excel 2013 vs ¿?

Aún no hemos asimilado la llegada de Office 2010 y ya está disponible para descargar la versión de prueba de Office 2013… No quisiera parecer inmovilista, pero las empresas hacen ir tan rápido a la tecnología que a veces te dan ganas de bajarte del autobús.

Según la encuesta de uso de Excel que podéis encontrar a la derecha, en estos momentos parece que se está produciendo el relevo entre Excel 2010 y Excel 2007, ahora hay tantos usuarios de Excel 2010 como de Excel 2007. Teniendo en cuenta que aún hay personas que utilizan el 2003, según los datos de la encuesta (sé que muy limitados, mi poder de convocatoria para que los que entráis al blog votéis en la encuesta sigue siendo insignificante...), aún Excel 2010 no es la versión mayoritaria. Si os digo la verdad, todavía me encuentro a mucha gente que piensa que sólo los freackies tienen Excel 2010… Y en estas estamos cuando tenemos a las puertas una nueva versión de Excel …

A veces uno se siente como si fuera un atleta que en lugar de dar vueltas a una pista de 400 metros, el mercado le hace dar vueltas a pistas de 40 metros, con lo que la sensación es de estar continuamente corriendo por una curva cerrada sin tiempo para estabilizarte y poder aplicar toda la potencia.

No he tenido ocasión de descargar la versión de prueba. En este link podéis acceder a la página de Microsoft en la que tratan el nuevo Office 2013 e incluso haceros con la preview. 

Según la información que allí exponen las principales novedades de esta versión son la oferta de sugerencias en cuanto a análisis y presentación de datos, el auto-rellenado de información. Y por último el uso compartido de documentos.

Es pronto para saber el alcance de todas esas mejoras, pero no se si justifican el cambio de alguien que se acabe de hacer con el 2010. Personalmente me gusta construir mis análisis de información y la presentación de datos, por lo que tengo una idea bastante clara de lo que quiero hacer cuando empiezo, no me estimula en exceso estas sugerencias. En cuanto al auto-rellenado de información, habrá que ver cómo es, pero desconfío de él. Estoy pensando en la manera en la que los móviles autocompletan las palabras de los sms… es práctico cuando te acostumbras, pero la mitad de las veces no aciertan con la palabra que quieres poner. Me da vértigo dejar que un proceso automático autocomplete datos que voy a utilizar para efectuar análisis que implican toma de decisiones sin hacer una revisión de los datos añadidos. Respecto al uso compartido, la verdad es que no he tenido que utilizarlo demasiado y cuando he tenido que permitir a personas utilizar un documento mío he tenido más que suficiente con el control de cambios. Pero insisto que no he tenido la necesidad para la que esta funcionalidad está creada. Puedo entender que haya casos en los que esta posibilidad sea realmente valiosa.

Afortunadamente VBA parece que seguirá disponible en Excel 2013, un alivio para todos los que utilizamos esta herramienta que multiplica la potencia de Excel. Es más, es lo que hace que haya fanáticos de Excel y a mi juicio, lo que realmente coloca a Excel muy por encima de otras versiones como Open Office. Realmente pienso que sería un error garrafal cargárselo para beneficiar a otro producto… correría peligro la gallina de los huevos de oro.

El mercado se rige por sus leyes (básicamente maximización del beneficio), cada 6 meses sale un nuevo procesador, que mejora un poco al anterior y que es peor que otro que ya está desarrollado y que saldrá dentro de 6 meses… pero en tiempos como el actual, no sé…

Mi abuelo era agricultor, y entre cosecha y cosecha dejaba un año de barbecho. Era la manera de que la tierra mantuviese su fertilidad. Lo sé, mi abuelo era mi abuelo, y si hubiera tenido ruedas habría sido una bicicleta…

Xcl NT Sentences; Practica tu gramática inglesa.

Hoy os presento Xcl NT Sentences, otra herramienta construida con Excel y Visual Basic para Aplicaciones. En esta ocasión, al igual que Xcl NT Words, se trata de mejorar nuestro inglés. La diferencia está en que en lugar de testear palabras, testeamos frases completas.

Una de las acciones que realizo para practicar y mejorar mi inglés además de la de ver películas en versión original, es la de examinarme de frases en inglés. Es una manera de memorizar la gramática en base a la práctica en lugar de estudiarla a palo seco. Personalmente me cuesta mucho menos y luego cuando me da por revisar las reglas gramaticales, me resulta más claro compararlas con las frases que tengo en mente. Podría decirse que ya  suena bien de entrada lo que luego corroboro con la teoría gramatical.

Cuando has hecho frases que usan todos los tiempos verbales, condicionales, preposiciones, etc, etc,… a la hora de elaborarlas en una conversación la construcción aparece de forma inmediata en tu mente sin necesidad de acudir a las reglas gramaticales, cambias el sujeto, verbo y complementos por los que corresponde y listo. En cualquier caso, es simplemente mi sistema. Como no puede ser de otro modo acepto otros puntos de vista…

Para esta actividad he creado Xcl NT Sentences, una aplicación que nos examina de un máximo de 20 frases por test. Dichas frases, las construiremos utilizando las palabras disponibles (unas útiles y otras para complicaros la vida…). Es posible eliminar el ruido quedándonos solamente con las palabras relevantes, pero eso cuesta segundos que se descuentan de los 600 disponibles y como imaginaréis no son segundos lo que sobra si queréis una puntuación brillante…

Como ya habréis comprobado con Xcl NT Words, me gusta que estas aplicaciones estén abiertas a las modificaciones que los usuarios consideren oportunas, de modo que es posible cambiar las frases de Xcl NT Sentences de acuerdo a las necesidades de cada cual. En este sentido, la base de datos de la aplicación (250 palabras) puede ser modificada tantas veces como se quiera incluyendo vuestras propias frases.

El único requisito para esta operación es que no dejéis huecos en blanco en la tabla-base de datos que no sean los de las últimas celdas disponibles y no completadas (tal y como está en la tabla original que sólo tiene 150 frases).  Ciertamente hubiera sido posible construir algo para permitir esta eventualidad, pero rellenar la tabla en su orden lógico me parece un requisito poco exigente como para construir algo que permita el libre albedrío… Sobre todo siendo gratis, en una aplicación de pago lo construiría por supuesto... :)

Al finalizar cada test podéis revisar vuestras respuestas y contrastarlas con la respuesta correcta sabiendo en cada caso el porcentaje histórico de acierto de cada frase. Además los resultados se van registrando de modo que se construye una especie resultado acumulado que podréis comparar con el resultado del último test.

Creo que la aplicación es muy intuitiva, pero en breve publicaré una entrada con instrucciones detalladas sobre su utilización y lo que es más importante, los pasos para su modificación. Espero que os guste y que os sirva para practicar vuestro inglés de una forma que a mí me parece bastante entretenida.

Una última cuestión,... Sinceramente creo que mi inglés es bastante bueno pero no puedo decir que sea perfecto, por lo que quizá algún nativo vea mejorable la traducción de alguna frase. Si es vuestro caso, podéis poneros en contacto conmigo, la cambiaré encantado. De todos modos, la base de datos original de la aplicación no tiene vocación de perpetuidad, recordad que lo mejor de Xcl NT Sentences es que podéis incluir vuestras propias frases. También recomendaría que intentéis asegurar la corrección de las frases que introduzcáis, sobre todo si vais a compartir vuestro Xcl NT Sentences con terceros...

Asesoría en Excel & VBA - Automatización de la Reclamación de Deuda a Clientes

Reduzca el periodo medio de cobro a sus clientes optimizando la función de reclamación.

• Coordinando y registrando las actividades de Reclamación de Deuda evitando olvidos e incumplimiento de los plazos establecidos por la política de la empresa.
• Automatizando el envío de mails de reclamación. Enviando a cada cliente una comunicación personalizada que incluya detalladas y adjuntas las facturas pendientes de pago.
• Consultando preventivamente las facturas de próximo vencimiento. Actuando proactivamente con envíos igualmente personalizados.
• Monitorizando en tiempo real el resultado de la actividad, ayudando a establecer prioridades y motivar al usuario.

Aunque la actividad de la Gestión de Cobro a Clientes apoya su eficiencia mucho antes del vencimiento de la deuda, con un adecuado Control de Crédito a Clientes. Es inevitable que nos encontremos con facturas que llegado su vencimiento permanecen impagadas.

Efectuar la reclamación a nuestros clientes de manera sistemática y disciplinada es la manera de reducir el tiempo en el que nuestros créditos pendientes de cobro pasan a nuestra tesorería.

El proceso no es complicado pero sí laborioso, combinando comunicación escrita con telefónica. Será coveniente ceñirse a los plazos establecidos para lo que hay que coordinar todas nuestras acciones, y documentarlas para su recuperación en caso necesario.

Es posible ahorrar horas de trabajo en la función de reclamación utilizando una aplicación construida con las herramientas de las que dispone y cuyo funcionamiento es inmediatamente asimilable por ese mismo motivo.

Xcl NT - Reclamación de Deuda a Clientes

Ventana de Inspección de Excel; Controlar celdas distantes en un vistazo.

Mas de una vez (sobre todo cuando heredamos una hoja de Excel de otra persona) os habréis encontrado dando vueltas a un libro para ver que valor toma una celda o qué fórmula contiene intentando comprender cómo está hecha y para qué sirve.

Una herramienta de utilidad a la hora de trabajar con grandes hojas de cálculo es la Ventana de Inspección. Con ella podemos controlar celdas que no se encuentran visibles en nuestra área de trabajo, tener presente su localización, valores y fórmulas sin tener que acudir a la zona en la que se encuentran.

En el caso de un solo valor situado cerca de donde estamos trabajando puede no tener mucho sentido. Sin embargo, imaginemos un libro Excel con múltiples hojas de gran tamaño, de las que nos interesa el valor que figura en varias celdas distantes entre sí o incluso situadas en distintas hojas.

El comando Ventana de Inspección se encuentra en el grupo de comandos Auditoría de Fórmulas de la ficha Fórmulas en la Cinta de Opciones.

Para utilizar esta herramienta basta con hacer doble click en el icono Ventana Inspección; apareciendo una ventana en la que introduciremos la localización de la celda o celdas cuyo valor queremos tener a la vista.

Para ello pulsamos Agregar inspección... e introducimos la referencia de las celdas a revisar.

En caso de que quisiéramos eliminar una celda de la inspección la seleccionaríamos y ejecutaríamos el comando Eliminar inspección.

De este modo, cada vez que cambiamos una celda que tiene impacto en las celdas que estamos controlando, veremos en la ventana su nuevo valor.

Por último, indicar que la ventana de inspección se puede situarse flotante en la cuadrícula o también podemos incrustarla como si fuera una barra de herramientas, por ejemplo en la parte inferior.

Parece simple, y efectivamente lo es. Pero esta herramienta es una gran desconocida y su utilización puede suponer un ahorro considerable en tiempo y  paracetamol...

Smart Art. Arte en tu Excel.

Una de las novedades que se introdujo en Excel 2007 era el Smart-Art. No se trata de una herramienta propia de Excel, sino de Office en general. Tampoco se puede decir que aporte mucho a la función principal de Excel entendida como una hoja de cálculo, pero es un complemento muy útil desde el punto de vista representativo, siendo posible crear elementos con aspecto profesional y una calidad que hasta hace poco sólo estaba al alcance de las aplicaciones de diseño gráfico.

Aunque resulte un poco pesado en esta impresión, este tipo de añadidos hacen que poco a poco Excel se convierta en una aplicación ofimática cada vez más autónoma. Estos junto con otros, como los del tipo PowerPivot que hace poco nos comentaba Sandra hacen que Excel no sea una herramienta más, sino “la herramienta”. (No sé si se nota que soy un poquitín fanático de Excel…).

El icono de Smart Art se sitúa en la cinta de opciones dentro de la pestaña Insertar y en el grupo de comandos Ilustraciones.

Existen distintos grupos de gráficos que abarcan cualquier necesidad de presentación de la información;  Listas, procesos, organigramas,…

En nuestro ejemplo utilizaremos un ciclo repetitivo de cinco pasos. Una vez seleccionado el gráfico ciclo aparecerá en la cuadrícula de Excel.

Con este gráfico ya podríamos trabajar y crear un objeto gráfico perfectamente aceptable.

Sin embargo, podemos ir más allá y generar gráficos con un aspecto mucho más atractivo. Para ello, tenemos dos opciones posibles: Seleccionaremos cualquier elemento del gráfico con el botón derecho, con los que nos aparecerá un menú contextual con todas las modificaciones que podemos hacer en el objeto gráfico, incluida la típica ventana de Formato standard en office. 

O bien, con el gráfico Smart Art seleccionado aparecerá la ficha Smart Art en la cinta de opciones que se compone a su vez de la pestaña Formato y Diseño.

Por cualquiera de estas vías podremos editar los textos, cambiar tamaños, añadir pasos, cambiar formas, hacer variaciones en el formato como textura, color, profundidad en 3D,…

En función de las necesidades y de nuestra creatividad, puede cambiar mucho la forma original.

Lo mejor para familiarizarse con todas esas opciones es dedicarle un tiempo a experimentar con ellas. Es no sólo edificante sino divertido.

Para introducir el texto dentro de cada forma basta con hacer doble click sobre el texto por defecto. Si bien también se puede hacer mediante el menú contextual seleccionado en la forma.

Esta es una pequeña muestra, (quizá no muy afortunada en cuanto al gusto), de las posibilidades de modificación de los gráficos presentes en Smart Art. Utilizada adecuadamente y sin atentar contra la estética puede dar mucho juego a nuestros informes y presentaciones.

Basics 13; Opciones para el cálculo

Hace unos días me comentó una persona lo fastidioso que era trabajar con una hoja de excel en la que tenía muchas fórmulas y en la que había que cambiar bastantes datos que afectaban al resultado. Cada vez que introducía un cambio en una celda la hoja recalculaba el resultado tardando unos segundos por lo que perdía mucho tiempo esperando. Lo achacaba al peso de la hoja y a la limitada potencia de su equipo. Le comenté que podría tener razón pero que ese problema tenía una solución muy sencilla.

Esta es la razón por la que vuelvo a introducir una entrada Basics para tratar uno de esos detalles que pueden agilizar la construcción de nuestras hojas, sobre todo, cuando el tamaño de las mismas empieza a ser considerable. Se trata de las Opciones para el cálculo.

Por defecto, Excel recalcula todo el libro cada vez que introducimos un dato en una celda. Para libros pequeños con pocas fórmulas esto no tiene influencia alguna. Sin embargo, cuando tenemos libros cuyo peso se empieza a medir en Megas, y con gran cantidad de fórmulas, el recalculo automático cada vez que introducimos un dato puede llegar a ser enervante. No es mucho tiempo, estamos hablando de segundos (2,5,8,…) pero cuya acumulación ralentiza nuestro trabajo de forma considerable.

En la cinta de opciones podemos manipular las opciones de cálculo dentro de la ficha Fórmulas, y grupo de comandos Cálculo.

El icono en cuestión es el que vemos en la imagen siguiente:

Desplegando la flecha presente en la parte inferior del mismo, vemos las opciones que nos ofrece. Fundamentalmente nos interesan dos:

• Automático, es la fórmula de cálculo standard.
• Manual, con ella Excel actualizará los cálculos en nuestra hoja cuando nosotros lo decidamos.

Seleccionado Manual, cada vez que queramos actualizar los cálculos, bastará con ejecutar uno de los dos comandos que aparecen al lado de Opciones para el Cálculo. Con la calculadora, calcularemos todo el libro y con el comando representado a través de una hoja sobre la calculadora, calcularemos solamente la hoja en la que estamos.

Como suele ser habitual en Excel, no es necesario dirigirse a los iconos al tener atajos disponibles para estos comandos, F9 para calcular todo el libro y Mayus + F9 para calcular sólo la hoja activa. Eso sí, hay que recordar que hasta que no los ejecutamos no se recalcula, no vayamos a tomar por definitivos los resultados antiguos...

Basics 12; Condicionales Y/O

Hoy vemos un par de funciones pertenecientes al grupo de condicionales que son de gran utilidad. Las funciones =Y(…;…;…) y O(…;…;…).

Estas funciones pueden ser más eficientes en determinados casos que el condicional =SI utilizado de forma anidada. Eso sí, no ofrecen la posibilidad de indicarnos qué pasa si la condición se cumple o no, simplemente nos muestra VERDADERO o FALSO, es decir si se cumple o no.

=Y(…;…;…) donde los argumentos representados entre “;” son pruebas lógicas a evaluar establecidas mediante igualdades o desigualdades (=,<,>,>=,<=).

Esta función verifica si todos los argumentos que se evalúan son verdaderos en cuyo caso nos mostrará como resultado VERDADERO, o en el caso de que al menos uno sea falso mostrará FALSO. Sirve por tanto para discriminar una situación como apta si se cumplen todas las condiciones necesarias para que lo sea. De este modo, si no se cumple una o más condiciones indispensables nos dará como resultado FALSO. Es en estos casos en los que radica la verdadera ventaja de =Y(…;…;…) sobre los condicionales =SI anidados.

=O(…;…;…)

Esta función es de funcionamiento idéntico al anterior. Sin embargo la comprobación que hace es muy diferente. Basta con que se cumpla una de las condiciones expuestas para que el valor sea VERDADERO.

Ambas funciones son muy fáciles, pero se suelen olvidar a la hora de construir hojas porque tendemos a utilizar una anidación de =SI. Empezar a utilizarlas requiere un pequeño esfuerzo porque hay que evaluar si compensa, hay casos en que la ventaja es evidente pero el hombre es un animal de costumbres…

Rótulos en Movimiento con Excel

Lo prometido es deuda, y aunque he andado algo liado este verano hago esta entrada para cumplir con lo que os comenté en la entrada Simulación, movimiento e impacto en Excel, un simple ejemplo de cómo mostrar movimiento con Excel. No es la forma que indicaba en la entrada, pero sí la más sencilla para mostrar un movimiento. Insisto es una entrada referida a una curiosidad (una pequeña frivolité), por eso está dentro de la categoría de Exceltricidades. No hay entrada de estricta aplicación administrativa hoy.

Haciendo una excepción sobre mi política de no introducir entradas sobre código VBA cuando aún quedan muchísimas cosas que contar sobre el propio Excel, indicaré las dos Subrutinas necesarias. Una sale prácticamente tal cual de la grabación de una macro con el grabador.

En primer lugar construiremos el rótulo que queremos desplazar. En este caso como va a subir de abajo a arriba, lo construyo a partir de la fila 59.

La sensación de movimiento la conseguimos simplemente sucediendo eliminaciones de rangos de celdas, en este caso el rango D2:CL2, que cubre la longitud más larga del rótulo. La macro que elimina ese rango es:

Veréis que si grabáis con el grabador una macro que seleccione el rango y elimine las celdas subiendo las demás hacia arriba para ocupar el hueco, obtenéis una macro prácticamente igual que esta. Simplemente he eliminado la parte que selecciona el rango.

Ahora basta con repetir muchas veces esa macro, para ello utilizamos la siguiente subrutina. Básicamente es un bucle que repite tantas veces como le indiquemos lo que programemos dentro del mismo.

Esta rutina es muy fácil, es lo mismo (pero infinitamente más eficiente) que repetir entre Sub y End Sub 200 veces Macro1.

Ahora simplemente coloco un botón de comando a la derecha de la página (fuera del área que va a ocupar el rótulo) y le asigno la Macro “Letsmove” para iniciar el movimiento del rótulo cuando ejecutemos el botón de comando.

La calidad del vídeo no es la mejor pero es suficiente para mostrar la idea de movimiento en Excel. Como he dicho antes no es la forma en la que movería los marcianos en caso de querer hacer una simulación de máquina recreativa, es simplemente la manera más fácil de hacer una marquesina que nos muestre un efecto de movimiento en Excel. A partir de aquí los más inquietos podréis intentar hacer algo más sofisticado, hay mucho margen…

Por ejemplo que se repita indefinidamente el rótulo...

¿Repitiendo el rótulo una y otra vez abajo hasta la celda 20.000 y que N llegue hasta ese número?... No, claro que no!. Basta con pegar el rango que cortamos en un rango por debajo del final del rótulo original dentro de la Macro1. A medida que desaparece por arriba, se va construyendo por abajo.

Estas pequeñas trivialidades en principio parecen no servir de mucho, pero como todo en la vida, nunca se sabe dónde o de qué modo vamos a poder aplicarlas. Esto me recuerda lo que comenta Steve Jobs sobre la caligrafía en el vídeo de la derecha...

Por cierto, estoy terminando una nueva aplicación para practicar inglés. En breve la colgaré en Xcl NT docs.

Simulación, movimiento e impacto en Excel

Atendiendo a un par de comentarios en la entrada de Máquinas recreativas de los 80 en tu Excel que parece haber suscitado bastante interés, escribo esta nueva entrada. Comenté que tenía previsto hacer un tetris y hay curiosidad sobre cómo. Son cuatro ideas sobre cómo hacerlo que hay que depurar y mejorar. Cuando finalmente lo construya puede que haya encontrado algo mejor, pero son mi primera impresión sobre por dónde pueden ir los tiros. De hecho, si a alguno de vosotros se le ocurre alguna mejor está invitado a compartirla con nosotros.

Ante todo tengo que decir que hace falta utilizar VBA, sin entrar en detalles de código propongo mi reflexión como ejercicio teórico. En primer lugar, una de las cosas que me llamó la atención era cómo conseguían los caracteres necesarios para representar las naves y personajes, (ya que estos no están presentes en Excel…). Observando uno de los juegos que me he descargado “Space Invaders”, es más sencillo de lo que parece. Basta con hacer cuadrados las celdas y minimizar cuanto sea necesario el zoom utilizando el conjunto de celdas preciso para representar el gráfico deseado.

Como una imagen vale más que mil palabra, tenemos el resultado:

Compuesto por:

En el caso del tetris, es bastante más evidente, aunque cuando me ponga a hacerlo, lo más probable es que utilice un UserForm como pantalla, por lo que utilizaré otro sistema.

Ni que decir tiene que todas esas celdas que representan cada elemento actúan a partir de ese momento como una unidad. De este modo, la cuestión de cómo simular el entorno de la máquina queda resuelto (y es bastante más sencillo de lo que se podría imaginar…).

Hablaré de dos cuestiones mas que a primera vista intuyo que son de lo más importante para la construcción del juego: el movimiento y la determinación de un impacto. Ambas están relacionadas.

Empezaremos por el movimiento. Bastaría con cambiar el formato de las celdas a cómo sería desplazando una celda a la derecha, izquierda,… todo el bloque. Algunas quedarán como estaban y otras cambiarán: Por ejemplo, en el caso de nuestro marciano verde avanzando hacia la derecha, desplazaríamos todo el conjunto de celdas una celda a la derecha así la celda BE73 pasaría a tener fondo negro la celda BF73 seguiría con fondo verde y la celda BG73 pasaría de fondo negro a fondo verde. Haciendo este ejercicio en todas las celdas de forma sucesiva tendríamos el movimiento del marciano.

Para determinar el impacto es similar. Cada celda donde hay marciano debería tener un valor, y donde no lo hay estar en blanco. Para determinar si hay impacto bastaría con comprobar que tras el movimiento todas las celdas ocupan lugares sin datos en ellas. Si no es así, es que algo se ha interpuesto en su camino, por lo general un proyectil… En el caso de la bajada de esta pieza del tetris, habría que comprobar si las celdas J22 y K20 tienen algún valor con lo que se detendrá el movimiento o están vacías, en cuyo caso puede seguir bajando.

Como he dicho antes, esto se programa con VBA, no hay posibilidad de hacerlo con los comandos de Excel propiamente dicho aunque a bote pronto se me ocurre que alguno podría ayudar como el formato condicional,… si automáticamente cada vez que una celda cambia de valor se actualiza el formato, tendremos menos que programar. Bastaría con desplazar conjuntos de números.

Como idea superficial esto es lo que propongo para hacer de Excel un videojuego, cosa que por descontado no es la finalidad del programa.

En la próxima entrada haré un pequeño ejercicio construyendo en Excel una marquesina en la que se muestre un título en movimiento. Lo haré utilizando un procedimiento distinto del que planteo para estos juegos pero que creo que puede por su simplicidad despertar la creatividad de muchos sin ser necesarios conocimientos profundos de VBA.

Máquinas recreativas de los 80 en tu Excel

Personalmente, programar en Excel y VBA es una actividad que me encanta, resulta muy entretenido pensar en algo que te gustaría hacer en Excel para luego darle vueltas y buscar la forma de hacerlo. Cuando la encuentras es realmente satisfactorio. Si además es algo que te permite hacer tu trabajo más rápido y mejor, no os digo más…

Pero que sería de la vida sin momentos de ocio… He encontrado esta web japonesa en la que están disponibles para descargar juegos clásicos de las máquinas de los años 80 en Excel.

Curiosamente tenía ya pensado cómo hacer un Tetris en Excel, pero veo que ya hay varias versiones colgadas en esa página, así que pensaré en otro reto…

Como ya sabéis, en Xcl NT docs he colgado algún juego que he hecho en Excel; tipo Quiz (Xcl NT Places), tipo “brain training” (Xcl NT Memory) y tipo Puzzles (Xcl NT Puzzles). Pero los que hay en estas páginas son versiones de arcades que muchos de nosotros hemos jugado de pequeños.

Logrados con mayor o menor fidelidad, algunos de ellos dan problemas al abrirlos, según he podido leer por ahí debido a la incompatibilidad de algunos caracteres japoneses (esto no lo tengo claro, pero me parece lógico). No obstante muchos si se pueden ejecutar y despertará nuestra añoranza de los tiempos mozos en los que gastábamos nuestra paga jugando a los marcianitos.

Hacer que Excel hable

Si, ¡Excel habla!. Una posibilidad de Excel que resulta muy llamativa es hacer que Excel hable. Podemos escribir en una celda lo que queremos que diga y para sorpresa y regocijo de aquellos que desconocían esta posibilidad escucharemos una voz que dice lo que hemos escrito.

La pega es que salvo error por mi parte, sólo es posible hacerlo hablar en inglés… En caso de poner una frase en castellano sonará muy diferente a lo que esperamos, como un guiri que no tiene ni idea de español y lee algo de un papel.  Tengo entendido que Steven Hawking comentó en cierta ocasión sobre el acento inglés de su ordenador de habla, que lo había elegido a propósito por que había comprobado que resultaba más sexy a las mujeres. Debe ser por eso que no han construido la opción en castellano.

Hasta ahora, para hacer hablar a Excel acudía a VBA. Como es un código realmente sencillo ni siquiera me había planteado que pudiese estar disponible a través de un comando en Excel. Para que Excel nos diga lo que hemos puesto en la celda A1 de la Hoja1 escribía el siguiente código.

Sub Habla()

Application.Speech.Speak Sheets("Hoja1").Range("A1")

End Sub

Pero como SIEMPRE ocurre en Excel, hay varias maneras de hacer una misma cosa. Gracias al comentario que Rebeca dejó hace un par de días, he encontrado un grupo de comandos que no sólo hace que Excel hable, sino que además lo hace de distintas maneras.

Eso sí, éstos comandos no están presentes en la cinta de opciones standard, hay que rescatarlos. Para ello acudimos a Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Para aquellos que lo puedan necesitar el proceso viene explicado en la entrada Trucos y Consejos IV: Personalizar Excel.

Los comandos que nos interesa rescatar son:
Leer celdas; Situados en una celda, ejecutamos el comando y Excel lee el contenido.

Detener la lectura de celdas. Finalizar esta opción.

Leer celdas al presionar Enter, Excel lee la celda una vez pulsado Enter cuando la teníamos seleccionada.

Leer celdas por filas. Las celdas se leen por el orden en que Excel las encuentra repasando las filas.

Leer celdas por columnas. Igual que el anterior, pero siguiendo las columnas.

No es necesaria mayor explicación, ponemos en las celdas lo que queremos que Excel diga y utilizamos el comando que más nos convenga.

Obviamente esto es una pequeña frivolidad que no se puede considerar como una utilidad importante de Excel, de hecho esta funciónalidad no es exclusiva de Excel, también está al menos en Word y PowerPoint. Pero todo suma. Siempre se puede haber algo para lo que nos sirva, es bueno tenerlo por si acaso.

Xcl NT EcoDom; Instrucciones 2

Análisis de la Información contenida en nuestro Xcl NT EcoDom:

Una vez introducidos los gastos reales y el presupuesto, podremos acceder con el comando "Análisis Detalle" a los informes disponibles en la aplicación.

Pulsar este comando habilita la ventana "Analítica" de selección de informes en la que hay cuatro informes disponibles.

Análisis de Gasto por Categorías:

Este análisis indica mediante barras la cantidad presupuestada, la cantidad real y la cantidad óptima en caso de que la "Prescindibilidad" de nuestros gastos hubiera sido siempre 0. 

A la derecha de cada gráfico, hay una indicación del porcentaje de la cantidad que nos hemos pasado (en rojo) o de la que aún disponemos (en verde).

Más a la derecha hay una delimitación mensual de ese tipo de gasto; el mes que más hemos gastado, el mes medio en la actualidad y el mes que menos. A la larga, esto podría ser un indicador del mínimo gasto posible en cada caso.

El hecho de que en este informe se presenten todas las categorías, hace que veamos a simple vista también la importancia relativa de cada una de ellas con respecto a las demás.

Las opciones de representación posible son: Acumulado o Mensual en el desplegable Periodo y el mes elegido para ambas opciones en el desplegable Mes.

Análisis de Gasto por SubCategorías:

Este informe proporciona la misma información que en el caso anterior pero desglosando la Categoría seleccionada en sus diferentes componentes (Subcategorías).

Análisis de resultados:

Este informe nos proporciona el saldo positivo o negativo con el que terminamos cada mes y por suma del acumulado anual. 

Utiliza tanto información real como presupuestada, por lo que podremos ver en cada mes, los ingresos reales y presupuestados para contrastarlos con los gastos reales y presupuestados. De este modo tendremos el saldo real que se ha producido comparado con el presupuestado.

A la derecha del informe tenemos información de la composición de nuestros ingresos, tanto real como presupuestada.

A parte de darnos información sobre el resultado obtenido, nos da una buena visión de la calidad de nuestro presupuesto a través de la desviación real vs presupuesto tanto en ingresos como gastos.

Análisis de Conceptos no Normalizados:

El objetivo de este informe es monitorizar magnitudes no recogidas específicamente por la aplicación en las Categorías o SubCategorías. 

Para ello, habremos rellenado el campo Concepto con el término a rescatar cada vez que introducíamos los datos reales. Introduciendo ese término en el campo Concepto y ejecutando el comando del mismo nombre accederemos a la información disponible para el mismo.

Como podéis ver en la imagen, este informe nos da información cuantitativa del gasto o ingreso efectuado cada mes así como el importe total, medio y número de veces que el Concepto en cuestión ha sido utilizado en nuestros registros.

El objetivo de toda esta información es la de conocer la distribución e importancia de los componentes de nuestro gasto. Esto, junto con la "Prescindibilidad" nos debería mostrar dónde están las mayores posibilidades de ahorro en nuestro caso particular.

Monitorizar mensualmente esta información nos ayuda a mantener la tensión en cuanto al control de nuestros gastos, y a tener perfectamente localizadas las causas de desviaciones.

Por último, la elaboración del presupuesto nos ayuda a darnos cuenta de que en la mayoría de los casos dispondremos poco margen para el derroche, así como un adelanto de las situaciones en las que nuestros gastos superarán a nuestros ingresos. Tener previstas estas situaciones de antemano, es el primer paso para intentar actuar en la línea de evitarlas.

Espero que estas dos entradas sobre el funcionamiento de Xcl NT EcoDom disipen cualquier duda que pudiérais tener al respecto. En caso contrario no dudéis en hacérmelo saber bien con vuestros comentarios o por email.